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公告内容

公 告 契単第１６６号下記のとおり一般競争入札に付します。令和５年８月２日支出負担行為担当官第三管区海上保安本部長 羽山 登志哉記１．競争入札に付する事項(１)契約件名 行政文書等の電子化作業(横浜、横須賀等)(単価契約)(２)契約内容 仕様書のとおり(３)履行期間 令和６年３月１５日(４)履行場所 仕様書のとおり(５)入札方法 本件は、電子入札対象案件である。原則として、当該入札の執行において入札執行回数は２回を限度とする。なお、当該入札回数までに落札者が決定しない場合は、原則として予算決算及び会計令第99条の２の規定に基づく随意契約には移行しない。また、電子調達システムにより難い者は、紙入札参加願の提出をもって紙入札方式に代えるものとする。その他詳細については、入札説明書による。２．競争に参加する者に必要な資格 (１)予算決算及び会計令第70条に該当しない者に限る。ただし、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約に必要な同意を得ている者についてはこの限りではない。(２)予算決算及び会計令第71条に該当しない者に限る。(３)令和０４・０５・０６年度国土交通省一般競争参加資格(全省庁統一資格)において、下記「契約の種類」に応じた等級に格付けされ、関東・甲信越地域の競争参加資格を有する者。また、当該部局において指名停止の措置を受け、指名停止の期間中でない者。「役務の提供等」 のＢ、Ｃ等級３．証明書等の提出期限、提出方法 (証明書等提出期限)令和５年８月２１日１７時００分(提出方法)電子調達システム又は紙にて提出の場合は、下記４の窓口に直接提出又は郵送にて提出可(配達証明が確認できるもの)証明書等は下記のとおり。(１)確認書(電子調達用)、紙入札方式参加願(紙入札用)(２)資格審査結果通知書(写)(電子、紙入札共通)(３)誓約書(電子、紙入札共通)４．契約条項等を示す場所 神奈川県横浜市中区北仲通５－５７契約入札に関する問い合わせ先 第三管区海上保安本部 経理補給部 経理課 入札審査係０４５－２１１－１１１８(内線２２２３)５．入札説明書等の交付期間、交付方法 (入札説明書(仕様書)の交付期間)令和５年８月２日から令和５年８月２１日まで(交付方法)入札説明書等の交付は、第三管区海上保安本部ホームページの「入札・契約」の「入札情報」から、ダウンロードすること。http://www.kaiho.mlit.go.jp/03kanku/nyusatsu/６．入札書等の提出期限 令和５年９月２６日１７時００分７．開札の日時場所 令和５年９月２７日１１時００分(場所は第三管区海上保安本部入札室)８．入札保証金および契約保証金 免除９．入札の無効 本公告に示した競争に参加する者に必要な資格のない者のした入札及び第三管区海上保安本部入札・見積者心得書その他に関する条件に違反した入札は無効とする。１０．落札者の決定方法 (１)第三管区海上保安本部入札・見積者心得書による。(２)本調達は、予定数量に対する総価で見積もる単価契約とする。落札者の決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１０パーセントに相当する額を加算した額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数を切り捨てた金額)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税及び地方消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約希望金額の１１０分の１００に相当する額を入札書に記載すること。１１．契約書作成の要否 要(ただし、契約金額が150万円に満たない場合は省略することがある)１２．仕様に関する問い合わせ先 第三管区海上保安本部 第三管区海上保安本部 経理補給部 経理課０４５－２１１－１１１８(内線２２１４)以上公告する入 札 説 明 書第三管区海上保安本部の調達契約に係わる入札公告(令和５年８月２日付)に基づく入札については、会計法(昭和２２年法律第３５号)、予算決算及び会計令(昭和２２年勅令第１６５号)、契約事務取扱規則(昭和３７年大蔵省令第５２号)に基づく政令などに定めるもののほか、この入札説明書によるものとする。１ 契約担当官等支出負担行為担当官第三管区海上保安本部長 羽山 登志哉２ 競争入札に付する事項(１)契 約 件 名 行政文書等の電子化作業(横浜、横須賀等)(単価契約)(２)契 約 内 容 仕様書のとおり(３)履 行 期 間 令和６年３月１５日(４)履 行 場 所 仕様書のとおり(５)入札方法① 本件は、入札及び書類の提出を電子調達システムで行う対象案件である。なお電子調達システムにより難い者は、紙入札方式参加願を提出すること。落札者の決定は、最低価格落札方式をもって行うので、② 入札者は、予定数量に対する単価の総価で契約金額を見積もるものとする。③ 落札者の決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の１０％に相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする。)をもって落札価格とするので、入札者は、消費税に係わる課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、見積もった契約金額の１１０分の１００に相当する金額を記載した入札書を提出しなければならない。④ 入札者は、仕様書、契約書(案)などを熟覧のうえ入札しなければならない。この場合において仕様書、契約書案などについて疑義があるときは、関係職員の説明を求めることができる。３ 競争参加資格(１)次の者は、競争に参加する資格を有さない。① 予算決算及び会計令第７０条の規定に該当する者。なお、未成年者、被保佐人又は被補助人であって、契約締結のために必要な同意を得ている者は、同条中、特別の理由がある場合に該当する。② 予算決算及び会計令第７１条の規定に該当する者。③ 以下の各号のいずれかに該当し、かつその事実があった後３年を経過していない者。(これを代理人、支配人その他の使用人として使用する者についてもまた同じ。)(ア)契約の履行に当たり故意に工事若しくは製造を粗雑にし、又は物件の品質若しくは数量に関しての不正の行為をした者。(イ)公正な競争の執行を妨げた者又は公正な価格を害し若しくは不正の利益を得るために連合した者(ウ)落札者が契約を結ぶこと又は契約者が契約を履行することを妨げた者。(エ)監督又は検査の実施に当たり職員の執行を妨げた者。(オ)正当な理由がなくて契約を履行しなかった者。(カ)前各号のいずれかに該当する事実があった後３年を経過しない者を、契約の履行に当たり、代理人、支配人その他の使用人として使用した者。

(２)令和04・05・06年度国土交通省一般競争参加資格(全省庁統一資格)において、「役務の提供等」Ｂ、Ｃ等級のいずれかに格付けされ、関東・甲信越地域の競争参加資格を有する者であること。(ただし指名停止期間中にあるものは除く。)なお、競争参加資格を有しない入札者は、速やかに資格審査申請を行う必要がある。競争参加資格審査に関する問い合わせ先は、次のとおり、〒２３１-８８１８ 神奈川県横浜市中区北仲通５－５７第三管区海上保安本部 経理補給部経理課 入札審査係ＴＥＬ０４５－２１１－１１１８(内線２２２３)(３)入札参加者は、次の全ての項目に該当する者であること。① 労働者派遣法(第３章第４節の規定を除く。)の規定又はこれらの規定に基づく命令に違反した日若しくは処分(指導を含む)を受けた日から５年を経過しない者でないこと。(これらの規定に違反して是正指導を受けた者のうち、入札参加関係書類提出時までに是正を完了している者を除く。)② 労働保険・厚生年金保険・全国健康保険協会管掌健康保険又は船員保険の未適用及びこれらに係る保険料の未納がないこと。(入札参加関係書類提出時において、直近２年間の保険料の未納がないこと。)③ 警察当局から、暴力団員が実質的に経営を支配する者又はこれに準ずるものとして、国土交通省公共事業等から排除要請があり、当該状態が継続している者でないこと。(４)電子調達システムによる場合電子認証(ＩＣカード)を取得していること。４ 入札参加申込(１)この一般競争に参加を希望する者は、令和５年８月２１日１７時００分までに、電子調達システムにより「確認書」及び「令和０４・０５・０６年度国土交通省一般競争参加資格(全省庁統一資格)における資格決定通知書の写し」及び「誓約書」を提出すること。(２)紙入札による参加を希望する者は、上記期限までに「紙入札方式参加願」及び、令和04・05・06年度国土交通省一般競争参加資格(全省庁統一資格)における「資格審査結果通知書の写し」及び「誓約書」を下記５(２)に提出する。また、開札日までの間において、契約担当官等から当該書類に関し説明を求められた場合には、それに応じなければならない。５ 入札書の提出場所等(１)入札書は電子調達システムにより提出すること。ただし、紙入札方式参加願提出願を提出した者は、原則として直接提出するものとし、やむを得ない場合は郵送することができる。入札書は封筒に入れ法人名等(代理人を含む。)及び「契約件名、開札年月日」をそれぞれ朱書し封印し提出すること。(２)入札書の提出場所〒２３１-８８１８ 神奈川県横浜市中区北仲通５－５７第三管区海上保安本部 経理補給部経理課 入札審査係ＴＥＬ０４５－２１１－１１１８(内線２２２３)(３)入札書の受領期限令和５年９月２６日１７時００分(４)入札書の提出方法(紙による入札の場合)① 入札書は別紙の様式にて作成すること。② 電報、ファクシミリ、電話その他の方法による入札は認めない。③ 郵送により提出する場合支出負担行為担当官等あて郵送(書留郵便又は民間事業者による信書の伝達に関する法律(令和１４年法律第９９号)第２条第６項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第９項に規定する特定信書便事業者(以下「一般信書便事業者等」という。)の提供する同条第２項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち、書留郵便に準ずるものとして一般信書便事業者等おいて当該信書物(同法第２条第３項に規定する信書便物をいう。)の引き受け及び配達記録をした信書便。)にすることができる。郵送する場合においては、二重封筒とし、表封筒に「入札書在中」の旨を、中封筒に法人名等(代理人を含む。)及び「契約件名、開札年月日」をそれぞれ朱書するものとし、入札書の受領期限までに到達するように提出しなければならない。④ 入札者は、その提出した入札書の引換え、変更又は取り消しをすることができない。６ 入札保証金及び契約保証金免除７ 調達ポータルサイトのＵＲＬ及び問い合わせ先等(１) 調達ポータルサイトのＵＲＬhttps://www.nyusatsu.geps.go.jp/OMP/Accepter/ヘルプデスクＴＥＬ ０５７０－０００－６８３(２)契約条項を示す場所、契約及び入札に関する問い合わせ先〒２３１－８８１８ 神奈川県横浜市中区北仲通５丁目５７(横浜第二合同庁舎２１階)第三管区海上保安本部 経理補給部 経理課 入札審査係ＴＥＬ ０４５－２１１－１１１８(内線：２２２３)(３)仕様及び技術審査に関する問い合わせ先〒〒２３１－８８１８ 横浜市中区北仲通５－５７ 横浜第２合同庁舎２２階第三管区海上保安本部 経理補給部 経理課ＴＥＬ ０４５－２１１－１１１８(内線２２１４)８ 入札の無効本入札説明書に示した競争参加資格のない者、入札条件に違反した者又は入札者に求められる義務を履行しなかった者のした入札書及び次の各号の1に該当する入札は無効とする。(１)委任状が提出されていない代理人のした入札(２)所定の入札保証金又は入札保証金に代わる担保を納付し又は提供しない者のした入札(３)記名押印(外国人又は外国法人にあっては、本人又は代表者の署名をもって代えることができる。)を欠く入札(４)金額を訂正した入札(５)誤字、脱字などにより意志表示が不明瞭である入札(６)公正な競争の執行を妨げた者又は公正な価格を乱し、若しくは不正の利益を得るために連合した者の入札(７)同一事項の入札について他人の代理人を兼ね、又は２人以上の代理をした者の入札(８)競争参加資格の確認のための書類などを添付することとされた入札にあっては、提出された書類が審査の結果採用されなかった入札(９)特定商品と同等のものであることを証明する必要のある入札にあっては、同等のものであることを証明できなかった入札(１０)電子入札者にあっては、ＩＣカードを不正に使用して行った入札。(１１)競争参加資格のあるものであっても、入札時点において、第三管区海上保安本部長から指名停止措置を受け、指名停止期間中にある者のした入札。９ 入札の延期等入札者が相連合し又は不穏の挙動をする等の場合であって、競争入札を公正に執行することができない状態にあると認められるときは、当該入札参加者を入札に参加させず、若しくは入札の執行を延期し、又はこれを取り止めることがある。１０ 提出書類にかかる委任について(１)期間委任期間を定めて代理人の委任を行う場合は、「期間委任状」を提出すること。但し、委任期間は、競争参加資格の有効期限を限度とする。

(既提出者を除く)(２)都度委任入札案件ごとに代理人の委任をする場合は、「都度委任状」を提出すること。(３)復代理人は認めない。(４)代理人による入札入札者又はその代理人は、本件調達に係わる入札について他の入札者の代理人を兼ねることができない。１１ 開札の日時及び場所日時：令和５年９月２７日 １１時００分場所：神奈川県横浜市中区北仲通５丁目５７(横浜第二合同庁舎２１階)第三管区海上保安本部入札室開札後、落札決定者がいない場合には直ちに再度入札に移行するので、紙入札者は、開札に引き続き立会うこと。１２ 開札(１)開札は、入札者又はその代理人を立ち会わせて行う。ただし、入札者又は代理人が立ち会わない場合は、入札事務に関係のない職員を立ち会わせて行う。(２)入札者又はその代理人は、開札時刻後においては、開札場に入場することができない。(３)入札者又はその代理人は、開札場に入場しようとするときは、入札関係職員の求めに応じ競争参加資格を証明する書類、身分証明又は入札権限に関する委任状を提示しなければならない。(４)入札者又はその代理人は、開札時刻後においては、契約担当官等が特にやむを得ない事情があると認めた場合のほか、開札場を退場することができない。(５)開札をした場合において、入札者又はその代理人の入札のうち、予定価格の制限に達した価格の入札がないときは、直ちに、再度の入札を行う。ただし、契約担当官等がやむを得ないと認めた場合には、契約担当官等が別途指定する日時に再度入札を行う。１３ その他(１)契約手続きに使用される言語及び通貨日本語及び日本国通貨(２)落札者の決定方法① 本入札説明書３．の競争参加資格及び仕様書の要求要件をすべて満たし、本入札説明書４．５．に従い書類、入札書を提出した入札者であって、当該入札者の入札価格が予算決算及び会計令第７９条の規定に基づいて作成された予定価格の制限の範囲内であり、かつ、最低価格をもって有効な入札を行った者をもって落札者とする。② 落札となるべき同価格の入札をした者が2人以上あり、くじにより落札者の決定を行うこととなった場合には、以下のとおり行うものとする。(ア)同価格の入札をした者が電子入札事業者のみの場合、電子入札事業者が入力した電子くじ番号を元に電子くじを実施のうえ、落札者を決定するものとする。(イ)同価格の入札をした者が電子入札事業者と紙入札事業者が混在する場合、電子入札事業者が入力した電子くじ番号及び紙入札事業者が紙入札方式参加願に記載した電子くじ番号を元に電子くじを実施のうえ落札者を決定するものとする。(ウ)同価格の入者をした者が紙入札事業者のみの場合、その場で紙くじ(又は電子くじ)を実施のうえ落札者を決定するものとする。電子調達システムでは、入札参加者の利便性向上のため、電子くじ機能を実装している。

電子くじを行うには、入札者が任意で設定した000～999の数字が必要になるので、電子入札事業者は、入札書提出時に電子くじ番号を入力し、紙入札事業者は「紙入札方式参加願(様式2)」に記載するものとする。③ 契約担当官等は、落札者を決定したときは、その翌日から７日以内に、入札者に電子入札システム又は書面により通知する。(３)契約書の作成① 競争入札を執行し、契約の相手方を決定したときは、遅滞なく契約書を取り交わすものとする。ただし、契約金額が１５０万円に満たない場合は、省略することがある。② 契約書を作成する場合において、契約の相手方が遠隔地にあるときは、まず、その者が契約書の案に記名押印し、契約担当官等が当該契約書の案の送付を受けてこれに記名押印するものとする。③ 上記②の場合において、契約担当官等が記名押印したときは、当該契約書の１通を契約の相手方に送付するものとする。(４)支払条件支払いは、別途仕様書に定めるものとする。(５) 「責任あるサプライチェーン等における人権尊重のためのガイドライン」(令和４年９月１３日ビジネスと人権に関する行動計画の実施に係る関係府省庁施策推進・連絡会議決定)を踏まえて人権尊重に取り組むよう努めること。(６)異議の申立入札者は、入札後、この入札説明書、仕様書、契約書案等についての不明を理由として異議を申し立てることはできない。(７)確認書・入札書・紙入札方式参加願等の書式について次のＵＲＬアドレスから適宜ダウンロードし作成すること。http://www.kaiho.mlit.go.jp/03kanku/nyusatsu/0上記によるもののほか、この一般競争入札に参加する場合において了知し、かつ、遵守すべき事項は、「第三管区海上保安本部入札・見積者心得書」によるものとする。○宛 先：第三管区海上保安本部経理補給部経理課 入札審査係確 認 書件名：行政文書等の電子化作業(横浜、横須賀等)(単価契約)本件については、「電子入札方式」により参加します。令和 年 月 日称号又は名称代表者氏名 印電子調達方式により参加する方は、本入札に使用するＩＣカード券面の番号を記入してください。【ＩＣカード券面の番号】「シリアルナンバー(ＳＮ)」、「ＩＤ」などの項目に続く１０数桁の数字・英字(例：１４桁、１６桁)【取得者名】(左詰めで記入。「スペース」分も左詰めで記入。枠不足の際は、追加してください。)＊今回限定した上記のＩＣカード以外を以後において使用した場合、「無効」の入札となることがあります。＊上に記入する「数字・英字」等は、誤記のないように十分留意してください。紙入札方式での参加を希望する方は、速やかに「紙入札方式参加願」を提出してください。称号又は名称及び代表者氏名欄は、代表者もしくは委任を受けている場合は、その者が記載押印する。様式－１紙入札方式参加願１．件名：行政文書等の電子化作業(横浜、横須賀等)(単価契約)上記の案件は、電子調達システムを利用しての参加ができないため紙入札方式での参加をいたします。令和 年 月 日資格審査登録番号(業者コード)企 業 名 称企業郵便番号企 業 住 所代表者氏名代表者役職電子くじ番号(連絡先)電話番号ＦＡＸ番号メールアドレス入札者住 所企業名称氏 名※以下は押印を省略する場合のみ記載すること。(連絡先は２以上記載すること)本件責任者(会社名・部署名・氏名)：担当者(会社名・部署名・氏名)：連絡先１：連絡先２：支出負担行為担当官第三管区海上保安本部長 殿※１．入札者住所、企業名称及び氏名欄は、代表者若しくは委任を受けている場合はその者が記載、押印する。２．電子くじ番号は、電子くじを実施する場合に必要となるので、000～999の任意の３桁の数字を記載する。(別紙様式)誓 約 書件名「 行政文書等の電子化作業(横浜、横須賀等)(単価契約) 」に係る一般競争入札に参加するに当たり、以下の事実について相違ないこと及び事実に相違があった場合は速やかに通知することを誓約します。この誓約が虚偽であり、又はこの誓約に反したことにより、当方が不利益を被ることとなっても、異議は一切申し立てません。１ 労働者派遣法(第３章第４節の規定を除く。)の規定又はこれらの規定に基づく命令に違反した日若しくは処分(指導を含む)を受けた日から５年を経過しない者でないこと(これらの規定に違反して是正指導を受けた者のうち、入札参加関係書類提出時までに是正を完了している者を除く。)。２ 労働保険・厚生年金保険・全国健康保険協会管掌健康保険又は船員保険の未適用及びこれらに係る保険料の未納がないこと(入札参加関係書類提出時において、直近２年間の保険料の未納がないこと。)。令和 年 月 日住 所商号又は名称代表者氏名 印支出負担行為担当官第三管区海上保安本部長 殿

仕様書１ 目的及び主旨第三管区海上保安本部の各事務所が保有する紙文書をデジタル化し、効率的かつ効果的な管理を行うことで、適切な行政文書の管理を推進する。２ 契約件名行政文書等の電子化作業(横浜、横須賀等)(単価契約)３ 履行期限令和６年３月１５日 (金)４ 資料の引渡及び納品場所・横浜海上保安部川崎海上保安署〒210-0865 神奈川県川崎市川崎区千鳥町１２－３・第三管区海上保安本部〒231-8818 神奈川県横浜市中区北仲通５－５７・横須賀海上保安部〒237-0071 神奈川県横須賀市田浦港町無番地５ 予定数量Ａ４版：２０６，６００枚予定数量は、履行期限内において供給を受ける予定を示したものであるため、増減を生じることがあっても異議の申立をしないものとする。なお、精算については実数量によるものとする。６ 履行場所請負者の施設内７ 管理体制本作業は行政文書を取り扱うため、以下の条件を満たす施設で実施すること。(１)日本国内に所在すること。(２)作業施設の出入りが制限され、防犯対策が確立されていること。(３)請負者の組織内において、情報セキュリティに関する規則が整備され、適切に運用されていること。(４)作業場所と保管場所が同一敷地内に所在していること。(５)上記事項及び作業員にかかる構成、情報セキュリティにかかる資格、研修実績、実務実績並びに国籍にかかる事項が記された書面の提示をおこなうこと。８ 紙文書の取扱い紙文書の貸与方法は、以下のとおりとする。(１)紙文書の貸与は、４の引渡場所において、請負者及び監督職員双方が立会い、パイプファイル又は紙ファイルの数量及び各ファイル背表紙の件名を確認するものとする。(２)請負者は、本件資料の引渡しを受けたときは、監督職員に物品預かり証を提出すること。(３)貸与資料の運搬及び運搬に必要な段ボール等の準備は、請負者の負担で行うこと。また、引渡し後の運搬は請負者の負担で行うこと。資料の運搬にあたっては、下記の事項を遵守すること。① 運搬作業は、請負者の正規社員1名以上の配置を含み２名以上により社員証を携行のうえ対応すること。② 運搬用車両は、GPS位置情報記録装置動作のほか防犯装備を備えること。(４)貸与を受けた紙文書は、破損、汚損、盗難及び紛失等が生じることがないよう、６の施設内に保管すること。(５)貸与を受けた紙文書は、脱落、不鮮明及び損傷等の有無を点検し、これらを発見した場合には、速やかに監督職員に報告し、指示を受けること。(６)貸与を受けた紙文書において、発注者が業務のため必要となった場合には、以下の10及び11項目に基づき、対象の紙文書を先にスキャンのうえ、データにより官の指定するメールアドレスへ送付すること。９ 請負者に求められる事項及び資格(１)JIS規格(JISQ15001)に定められたISMS適合性評価制度に基づく、ISMS認証を有し、情報セキュリティに関する国際規格(ISO/IEC27001)を取得・遵守した体制のもと業務を行わなければならない。(２)請負者は、過去に100,000枚以上の紙文書の電子データ化業務を行った実績があること。(３)請負者は、自社において公益財団法人日本文書情報マネジメント協会が認定する文書情報管理士の有資格者を常時複数名保有し、本作業専属の管理担当者を選任することが可能であり、原文書の取扱い及び成果品の品質管理に当たっては、万全の管理体制をとれること。また、作業予定の者の認定証書の写しを監督職員に提出すること。10 作業現場への監査の実施(１)発注者は必要に応じて報告を求めることができ、請負者は速やかにこれに応じるものとする。(２)発注者は事前に請負者に通知し、請負者の社員等の立会いのもと、合理的な時間帯に作業場所へ立ち入ることができ、秘密情報の取扱い及び管理状況等の履行状況を確認することができるものとする。請負者はこれに協力すること。(３)発注者は前記の報告又は確認の結果、若しくはその他の事由により、履行状況が不充分であると判断した場合には、請負者に対し、その改善を要求することができ、請負者は検討結果及び処置状況を発注者へ報告するものとする。11 画像データ仕様(１)入力サイズ原寸大とする。ただし、対象となる紙文書のサイズが極端に大きいもの、又は小さいものについては、監督職員と協議のうえ、その指示に従うこと。紙文書のサイズは、Ａ４版であり、それぞれ片面・両面・プラスチックフィルム紙等が混在するもの。(２)ファイルフォーマットファイルフォーマットは、 PDF形式 (PDF/A: ISO 19005) とする。(３)解像度解像度は300dpiとする。ただし、紙文書等の形態及び内容により300dpiでは著しく判読性が損なわれるおそれがある場合、又はファイルサイズの増加により利便性が低下するおそれがある場合には、監督職員と協議のうえ、適切な解像度を選択すること。(４)階調フルカラーとする。(５)圧縮方式作成された画像データは、ファイル容量を小さくさせるため圧縮することとし、その圧縮率については画像品質の観点から監督職員と協議のうえ決定すること。12 スキャニング(１)資料の状態スキャニングの対象となる資料は、パイプファイル又は紙ファイルの紙文書とし、これらをPDF形式でスキャニングをし、パイプファイル又 は紙ファイル若しくは各ファイル内における付箋(貼り紙)などによりタイトルを付すこと。(２)スキャニング前準備スキャニングに先立ち、 以下の処理を行うこと。① 紙文書の折れ、しわ、欠損等の状況を確認すること。なお、劣化や破損によりその後のスキャニング作業に耐えられないと判断した場合は、速やかに監督職員に協議のうえ、その指示に従うこと。② 紙文書がステープラーやバインダー等に綴じられている場合は、事前に取り外すこと。③ 紙文書に付箋(貼り紙)等紙片が織り込まれている場合は、事前に取り外すこと。④ ②及び③で解体した場合、 原状復帰は不要とする。⑤ 作業にあたっては紙文書の取扱いに関して熱知した作業者が行うこと。(３)スキャナ機の性能スキャナ機は、11(３)及び(４)に対応できる機器を使用すること。(４)スキャニング作業スキャニング作業にあたっては、以下に留意すること。① 作業には、使用するスキャナ機の性能及び仕様を熟知した作業者が従事するとともに、予め定められた解像度、階調や画像品質、文字の判読性等を考慮に入れて、適切な設定を行うこと。② 紙文書台紙として複数の用紙が貼付けられている場合は、１枚ずつめくってスキャンし、すべての用紙について電子化文書を作成すること。

③ 作業を行う際は、 画像のスキャン漏れ、画像のダブり、画像欠損、傾き等が発生しないよう留意すること。ただし、白紙部分は対象外とする。④ 作業中、不慮の事故により紙文書が破損、汚損等した場合には、速やかに監督職員に報告し、その指示に従うこと。13 画像検査作成された電子化文書が要求仕様に適合し、品質が確保されていることを確認するため、全画像に対し検査を実施すること。検査項目は、JIS Z 6016:2015 付属書Bの各項目について行い、検査結果を監督職員に提出すること。14 再スキャニング作業画像検査において、不合格になった画像は、画像補正するか又は再スキャニング作業を行うこと。15 記録媒体への格納(１)媒体成果品を格納する記録媒体は、発注者が引渡すポータブルタイプの外付けハードディスク (HDD) を使用すること。(２)セキュリティ記録されたすべてのファイルについて、最新のウイルスパターンによりコンピューターウイルス、スパイウェアのないことを確認すること。16 電子化文書リストの作成請負者は電子化文書を作成したときは、発注者が作成したパイプファイル又は紙ファイル毎に別表１の様式による電子化文書インデックスにハイパーリンク等の所要の作業を実施すること。電子化文書インデックスは、Microsoft Excel 形式で作成し、官が指定するアドレスに電子メールで提出すること。17 書類返却及び納品作業(１)作成した「電子化文書」は履行期限までに４の納品場所に納品すること。(２)(１)の納品に併せて、引き渡した紙文書を返却及び物品返還書を提出すること。(３)(１)及び(２)の運搬は、請負者の負担で行うこと。18 特記事項(１)請負者は、作業中に紙文書の破損、汚損、紛失及び情報流出等の事故を生じた場合は、速やかに監督職員に報告し、その指示にしたがうこと。(２)請負者は、本作業の全部を一括して第三者に委託してはならない。やむを得ない事情により本件作業の一部を第三者に委託する場合には、予め再委託を行おうとする相手方の住所、代表者氏名、作業の場所、作業者氏名本籍を含む)、作業の範囲、必要性及び契約金額等を記載した書面を提出、請負者の承諾を受けること。(３)本仕様書に記載されている日本産業規格(JIS) 及び(公社)日本文書情報マネジメント協会が定める規格は本件作業契約の契約締結時における最新年版とする。(４)IT調達審査の候補となる本作業について、当庁がサプライチェーンリスクに係る懸念が払拭されないと判断した場合には、リスク低減対策等、当庁と迅速かつ密接に連携し提案の見直しを図ること。(５)支払いは、履行完了後に一括払いとし、請求書を第三管区海上保安本部経理補給部長あて提出する。(６)本業務で知り得た保護すべき情報(契約を履行する一環として契約相手方が収集、整理、作成等した情報であって、担当原課が保護を要さないことを同意していない一切の情報をいう。以下同じ。)を適切に管理するため、次の履行体制を確保するとともに、担当原課に対し「情報保全に係る履行体制に関する資料」(別紙様式)を提出し、同意を得るものとする。また、これらに記載した情報に変更がある場合は、改めて担当原課の同意を得るものとする。(受注後、確保すべき履行体制)・本業務で知り得た保護すべき情報は、情報取扱者名簿に記載のある情報取扱者以外に伝達又は漏洩されないことを保証する履行体制を有しているものとする。・担当原課が同意した場合を除き、契約の相手方に係る親会社、地域統括会社、ブランド・ライセンサー、フランチャイザー、コンサルタントその他の契約相手方に対して指導、監督、業務支援、助言、監査等を行う者を含む一切の契約相手方以外の者に対して伝達又は漏洩されないことを保証する履行体制を有しているものとする。① 本業務で知り得た保護すべき情報について、情報取扱者以外の者に開示又は漏洩してはならない。ただし、担当原課が同意した場合はこの限りではない。② 本業務で知り得た保護すべき情報を記録した資料に関する業務履行完了後における取扱い(返却・削除等)については、担当原課の指示に従うこと。なお、当庁との契約にかかる関係書類については適切に保管するものとする。③ 本業務で知り得た保護すべき情報について、報道等での指摘も含め、漏洩等の事故や恐れが判明した場合については、業務の履行中・履行後を問わず、事実関係等について直ちに担当原課へ報告するものとする。なお、報告がない場合でも、情報の漏洩等の懸念や事故等がある場合には、当本部が行う報告徴収や調査に応じるものとする。④ 担当原課〒231-8818 神奈川県横浜市中区北仲通５－５７第三管区海上保安本部経理補給部経理課電話(045)211-1118