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公告内容

入札公告令和4年7月15日下記のとおり一般競争入札に付します。独立行政法人国際交流基金契約担当職理 事 鈴木 雅之記１． 調達内容(１) 件名：カルコン・シンポジウムに係る国内航空券手配を含む各種国内接遇業務及び会議運営業務一式(２) 仕様：入札説明書及び仕様書による。(添付参照)(３) 契約期間：契約締結日から令和4年11月30日(４) 履行場所：独立行政法人国際交流基金(以下「JF」という)指定場所(５) 入札方法：一般競争(最低価格落札方式)によって、総価で行う(ただし、本入札による契約は、右契約にて定める単価等に基づいて、契約を締結することとする)。落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の10％に相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする)をもって落札価格とする。入札参加者は消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、税抜き金額を入札書に記載すること。２． 競争参加資格入札書提出時点で、以下の(１)～(９)の条件を満たしていること。(１) JF会計細則第16条及び第18条の規定に該当しない者であること。(２) 令和 4・5・6 年度競争参加資格(全省庁統一資格)の「役務の提供等」において A、Ｂ、又はC 等級を有する者であること。「全省庁統一資格審査結果通知書」の写しを令和４年８月１７日(水)正午までに後述１０.のJF担当者宛てにEメールにて提出すること。全省庁統一資格及び申請手続き等については下記ウェブサイトを参照のこと。(JFでは競争参加資格審査ならびに登録手続きを行っていないので注意すること)。＜会計細則 抜粋＞第 16 条 契約担当職は、特別の理由がある場合を除くほか、当該契約を締結する能力を有しない者及び破産者で復権を得ない者を会計規程第 23条に定める一般競争及び会計規程第 24条に定める指名競争(以下「競争」という。)に参加させることができない。第 18条 契約担当職は、次の各号の一に該当すると認められる者を、その事実があった後 2 年間競争に参加させないことができる。これを代理人、支配人その他の使用人として使用する者についても、また同様とする。(１)契約の履行に当たり故意に工事若しくは製造を粗雑にし、又は物件の品質若しくは数量に関して不正の行為をした者(２)公正な競争の執行を妨げた者又は公正な価格を害し若しくは不正の利益を得るために連合した者(3)落札者が契約を結ぶこと又は契約者が契約を履行することを妨げた者(4)監督又は検査の実施に当たり職員の職務の執行を妨げた者(5)正当な理由がなくて契約を履行しなかった者※統一資格審査申請・調達情報検索サイトhttps://www.chotatujoho.geps.go.jp/va/com/ShikakuTop.html(３) JFから指名停止にされている期間中の者でないこと。(４) JFとの航空券手配及び接遇業務に関する契約に関し、過去1年において債務不履行、納期遅滞等を起こしたことがなく、適正な契約の履行が確保される者であること。(５) 日本語での契約締結が可能で、日本語での業務遂行が可能な者であること。(６) 本件業務の委託期間中(契約締結日～令和４年１１月３０日)は、日程変更、調整、相談を要する問題などが生じることがあるので、平日８：３０－１７：００まで連絡がとれる担当者を一名以上配置の上、JF 担当者との連絡を密に行う体制をとり、必要に応じてオンライン Zoomまたは JFオフィス(東京都新宿区)での打ち合わせに参加することが可能な者であること。(７) 旅行業法における第1種旅行業者又は第2種旅行業者の登録を受けた者であること。「旅行業更新登録通知書」の写しを令和４年８月１７日(水)正午までに後述１０.の JF 担当者宛てに E メールにて提出すること。(８) 本件業務と同規模、同程度(50名、3日間)以上の業務実績を、過去5年以内に3件以上有する者であること。添付の「業務実績表」の写しを令和４年８月１７日(水)正午までに後述１０.のJF担当者宛てにEメールにて提出すること。(９) その他入札説明書、仕様書に定める全ての要件を満たす者であること。３． 入札説明書及び仕様書の交付方法本入札公告に添付資料として掲載４． 入札説明会(参加必須)次のとおり入札説明会を行うので、入札に参加を希望する者は必ず参加すること。なお、入札説明会に参加しなかった者は、入札に参加することができない。(１) 日時：令和４年７月２７日(水)午前９時４５分※ Zoomを用いてオンラインで実施する。(２) 説明会に参加を希望する者は、令和４年７月２６日(火)正午までに後述１０．のJF担当者にEメールにて参加申込みを行うこと(会社名、担当者名、連絡先を明記すること)。参加申し込み希望者には、JF担当者から入札説明会用Zoomリンクを案内される。1社からの参加人数は2名までとする。５． 質問受付令和４年７月２９日(金)正午までにEメールにより、後述１０．のJF担当者まで照会すること。６． 事前審査書類の提出(１)提出書類：上述2.(２)「全省庁統一資格審査結果通知」の写し、上述2．(7)「旅行業更新登録通知書」の写し、および上述2.(８)「業務実績表」の写し(２)提出期限：令和４年８月１７日(水)正午(３)提出方法：後述１０.のJF担当者宛てにEメールにて送信※事前に書類提出がない者または、提出された書類内容が必要要件を満たさない場合、入札に参加することができない。７. 入札・開札(１)日時：令和４年８月２２日(月)午前１１時(２)場所：独立行政法人国際交流基金本部 会議室A３〒160-0004 東京都新宿区四谷1-6-4 四谷クルーセ (1階)(３)開札：入札後、即時開札する。落札結果はJFのホームページで公表する。８. 落札者の決定方法予定価格の制限の範囲内で最低価格をもって有効な入札を行った者を落札者とする。９. 契約及び契約条件等(1) 契約書作成の要否：要(2) 契約保証金:免除(3) その他:入札説明書を参照のこと１０． 担当部署および連絡先〒160-0004東京都新宿区四谷1-6-4 四谷クルーセ独立行政法人国際交流基金 国際対話部企画開発チーム カルコン事務局担当：丸山、鈴木Eメールアドレス： Seiko_Maruyama@jpf.go.jp／Mami_Suzuki@jpf.go.jp※E メールにて連絡する際は、会社名、担当者名、電話番号、E メールアドレス等の連絡先を必ず明記すること。１１． その他(１)入札、契約手続きにおいて使用する言語及び通貨：日本語及び日本国通貨(２)入札保証金：免除(３)入札の無効：本公告に示した競争参加資格のない者の提出した入札書および入札に関する条件に違反した者の提出した入札書は無効とする。(４) 契約書作成の要否：要(５) その他詳細は入札説明書等および仕様書による。

以上＜独立行政法人と一定の関係を有する法人との契約に係る情報の公表について＞独立行政法人が行う契約については、「独立行政法人の事務・事業の見直しの基本方針」(平成22年12月7日閣議決定)において、独立行政法人と一定の関係を有する法人と契約をする場合には、当該法人への再就職の状況、当該法人との間の取引等の状況について情報を公開するなどの取り組みを進めるとされています。これに基づき、以下のとおり当基金との関係に係る情報を当基金のホームページで公表することとしますので、所要の情報の提供及び情報の公表に同意の上で、応札もしくは応募又は契約の締結を行っていただくよう、ご理解とご協力をお願い致します。なお、公告案件への応札もしくは応募又は契約の締結をもって所要の情報の提供及び情報の公表に同意されたものとみなさせていただきますので、ご了知願います。１． 公表の対象となる契約先次の何れにも該当する契約先(1)当基金において役員を経験した者が再就職している法人、又は当基金において課長相当職以上の職位を経験した者が役員等として再就職している法人(2)当基金との年間取引高が、総売上高又は事業収入の 3 分の 1 以上を占めている法人。２． 公表する情報(1)法人の名称(2)法人の事業概要(3)当該在職者の法人における役職(4)当該在職者の当基金における最終役職(5)直近の会計年度における取引高(6)法人の総売上高又は事業収入において当基金との取引高の占める割合が「3分の1以上2分の1未満、2分の1以上3分の2未満、3分の2以上」の何れに該当するか３．提供していただく情報(1)契約締結日に在職している当基金在職経験者に係る情報(人数、現在の職名及び当基金における最終職名)(2)契約締結日の直近の財務諸表(総売上高又は事業収入の記載があるもの)４．公表日契約締結日の翌日から起算して72日以内(4月1日から4月30日までの間に締結した契約については93日以内)以上

入札説明書独立行政法人国際交流基金国際対話部企画開発チームカルコン事務局独立行政法人国際交流基金(以下、「ＪＦ」という)の令和４年７月１５日付入札公告に基づく入札については、ＪＦ会計規程、ＪＦ会計細則、その他の関連法令及び入札公告に定めるものの他、この入札説明書及び仕様書等入札資料によるものとする。１．調達内容(1)調達件名：カルコン・シンポジウムに係る国内航空券手配を含む各種国内接遇業務及び会議運営業務一式(2)業務内容：仕様書(別紙１)による(3)契約期間：契約締結日から令和４年１１月３０日(4)履行場所：ＪＦ指定場所(5)入札方式：一般競争入札(最低価格落札方式)による。２．競争参加資格入札書提出時点で、以下の(１)～(９)の条件を満たしていること。(1) JF会計細則第16条及び第18条の規定に該当しない者であること。(2) 令和4・5・6年度競争参加資格(全省庁統一資格)の「役務の提供等」においてA、B、又はC等級を有する者であること。「全省庁統一資格審査結果通知書」の写しを令和４年８月１７日(水)正午までに後述９.のJF担当者宛てにEメールにて提出すること。全省庁統一資格及び申請手続き等については下記ウェブサイトを参照のこと。＜会計細則 抜粋＞第 16 条 契約担当職は、特別の理由がある場合を除くほか、当該契約を締結する能力を有しない者及び破産者で復権を得ない者を会計規程第 23 条に定める一般競争及び会計規程第 24 条に定める指名競争(以下「競争」という。)に参加させることができない。第 18 条 契約担当職は、次の各号の一に該当すると認められる者を、その事実があった後 2 年間競争に参加させないことができる。これを代理人、支配人その他の使用人として使用する者についても、また同様とする。(１)契約の履行に当たり故意に工事若しくは製造を粗雑にし、又は物件の品質若しくは数量に関して不正の行為をした者(２)公正な競争の執行を妨げた者又は公正な価格を害し若しくは不正の利益を得るために連合した者(3)落札者が契約を結ぶこと又は契約者が契約を履行することを妨げた者(4)監督又は検査の実施に当たり職員の職務の執行を妨げた者(5)正当な理由がなくて契約を履行しなかった者(JFでは競争参加資格審査ならびに登録手続きを行っていないので注意すること)。※統一資格審査申請・調達情報検索サイトhttps://www.chotatujoho.geps.go.jp/va/com/ShikakuTop.html(3) JFから指名停止にされている期間中の者でないこと。(4) JFとの航空券手配及び接遇業務に関する契約に関し、過去1年において債務不履行、納期遅滞等を起こしたことがなく、適正な契約の履行が確保される者であること。(5) 日本語での契約締結が可能で、日本語での業務遂行が可能な者であること。(6) 本件業務の委託期間中(契約締結日～令和４年１１月３０日)は、日程変更、調整、相談を要する問題などが生じることがあるので、平日８：３０－１７：００まで連絡がとれる担当者を一名以上配置の上、JF担当者との連絡を密に行う体制をとり、必要に応じてオンラインZoomまたはJFオフィス(東京都新宿区)での打ち合わせに参加することが可能な者であること。(7) 旅行業法における第1種旅行業者又は第2種旅行業者の登録を受けた者であること。「旅行業更新登録通知書」の写しを令和４年８月１７日(水)正午までに後述９.のJF担当者宛てにEメールにて提出すること。(8) 本件業務と同規模、同程度(50名、3日間)以上の業務実績を、過去5年以内に3件以上有する者であること。「業務実績表」(別紙２)の写しを令和４年８月１７日(水)正午までに後述９.のJF担当者宛てにEメールにて提出すること。(9) その他入札説明書、仕様書に定める全ての要件を満たす者であること。３．入札説明会(参加必須)次のとおり入札説明会を行うので、入札に参加を希望する者は必ず参加すること。なお、入札説明会に参加しなかった者は、入札に参加することができない。(1) 日時：令和４年７月２７日(水)午前９時４５分※Zoomを用いてオンラインで実施する。(2) 説明会に参加を希望する者は、令和４年７月２６日(火)正午までに後述９．のJF担当者にEメールにて参加申込みを行うこと(会社名、担当者名、連絡先を明記すること)。参加申し込み希望者には、JF 担当者から入札説明会用 Zoom リンクを案内される。1社からの参加人数は2名までとする。４. 質問受付令和４年７月２９日(金)正午までにEメールにより、後述９．のJF担当者まで照会すること。５. 事前審査書類の提出(1) 提出書類：上述２.(２)「全省庁統一資格審査結果通知書」の写し、上述２．(７)「旅行業更新登録通知書」の写し、および上述２．(８)「業務実績表」の写し(2) 提出期限：令和４年８月１７日(水)正午(3) 提出方法：後述９.のJF担当者宛てにEメールにて送信６. 入札・開札(1) 日時：令和４年８月２２日(月)午前１１時(2) 場所：独立行政法人国際交流基金本部 会議室A３〒160-0004 東京都新宿区四谷1-6-4 四谷クルーセ (1階)(3) 開札：入札後、即時開札する。落札結果はJFのホームページで公表する。７. 入札方法及び落札者の決定方法(1)当日持参する書類：ア．入札書・入札金額内訳書(別紙３)(長３封筒に封印すること)イ．名刺(入札に参加される方のもの。代理人又は復代理人の方が入札する場合は代理人又は復代理人の方のもの)ウ．委任状(代理人又は復代理人の方が入札する場合)(2)入札書類の郵送等による提出：上記６．の入札・開札に立ち会うことができない場合は郵送等(宅配便を含む。以下同じ)による入札書類の提出を受け付ける。

その場合、上記(1)の入札書類を一つの封筒にまとめ、追跡可能な手段により下記９．の担当部署に送付または持参すること。持参する場合は事前に下記９．に記載の担当者に連絡すること。令和４年８月１９日(金)午後４時必着。受領の確認はWEB追跡システム等で行うこと。複数の入札書を同封した場合は無効となるので留意すること。(3)落札者の決定方法：ア．入札価格が予定価格の制限の範囲内で、最低の価格をもって有効な入札を行った者を落札者とする。(最低価格落札方式)イ．入札は総価で行うので、仕様書の条件に従い、業務にかかる見積金額を所定の入札書に記入すること。なお、入札書には、入札金額内訳書(別紙３)を添付すること。入札金額内訳書に積算違いや入札金額と齟齬がないよう注意すること。

入札書記載の入札金額と入札金額内訳書記載の合計金額に齟齬がある場合には、入札書記載の金額を入札額とする。ウ．落札決定に当たっては、入札書に記載された金額に当該金額の10％に相当する額を加算した金額(当該金額に1円未満の端数があるときは、その端数金額を切り捨てるものとする)をもって落札価格とする。入札参加者は消費税に係る課税事業者であるか免税事業者であるかを問わず、税抜き金額を入札書に記載すること。エ．開札の結果、落札者となるべき者が二者以上ある時は直ちにくじ引きによる抽選を行う。抽選すべき者が抽選に応じられないときは、入札執行事務に関係のない職員が入札参加者に代わってくじを引き、落札者を決定するものとする。オ．各人の入札金額がすべて予定価格の制限を超えたときは直ちに再入札を行うので、再入札への参加を希望する者は、再入札に備えて押印済みである予備の入札書を準備しておくこと。再入札の回数は２回までとする。カ．再入札の場合、入札金額内訳表の添付は省略してよいものとするが、落札者は入札日翌日までに内訳書を担当部署に提出すること。キ．初入札しない者、初入札で無効となった者又は郵送等により入札書を提出し開札には出席しない者は、再入札に参加することはできない。なお、再入札を辞退する場合は再入札用の入札書の提出は不要である。ク．再入札で落札者がいない場合は入札を打ち切り、随意交渉に入る。交渉の順序は、必ずしも最終入札金額の大小の順序とは限らない。なお、随意交渉を行わないこともある。随意交渉で契約者が決定した場合は、他の入札参加者は異議の申し立てをできない。(4)入札書の宛名： 独立行政法人国際交流基金 契約担当職 理事 鈴木 雅之(5)委任状：代理人または復代理人が入札する場合には、入札者より委任状(別紙４)を提出すること。代理人が入札する場合は代表者と代理人の記名・押印が必要となり、復代理人が入札する場合は代表者、代理人、復代理人全ての記名・押印が必要となる。８. 契約及び契約条件等(1)契約にあたっては契約書(別紙６)を作成するものとし、落札者は契約担当職から交付された契約書の案に記名、押印し、落札決定の日から10日以内に、これを契約担当職に提出しなければならない。この期間内に契約書の案を提出しないときは、落札はその効力を失う。但し、契約担当職の書面による承認を得て、この期間を延長することができる。(2)契約保証金は免除する。(3)契約金の支払い方法：業務委託者から業務終了報告およびすべての裏付け書類を添付した適正な支払請求書を受理した日から 30 日以内に業務委託者の銀行口座へ振り込むものとする。９. 担当部署及び連絡先〒160-0004東京都新宿区四谷1-6-4 四谷クルーセ独立行政法人国際交流基金 国際対話部企画開発チーム カルコン事務局担当：丸山、鈴木Eメールアドレス： Seiko_Maruyama@jpf.go.jp／Mami_Suzuki@jpf.go.jp※Eメールにて連絡する際は、会社名、担当者名、電話番号、Eメールアドレス等の連絡先を必ず明記すること。１０. その他(1)入札、契約手続きにおいて使用する言語及び通貨：日本語及び日本国通貨(2)入札保証金：免除(3)入札の無効：入札注意書第７条に該当する入札(4)入札関連書類等の提出に伴う一切の費用は入札者が負担する。また、提出のあった書類等は入札結果にかかわらず返却しない。【添付資料】・別紙1 仕様書・別紙2 業務実績表・別紙3 入札書(様式第1号／様式第1号の2)及び委任状(様式第2号)・別紙4 入札金額内訳書・別紙5 入札注意書・別紙6 契約書(案)・別紙7 入札書類事前チェックリスト以 上

【別紙１】1カルコン・シンポジウムに係る国内航空券手配を含む各種国内接遇業務及び会議運営業務一式仕様書独立行政法人国際交流基金日米文化教育交流会議事務局第1部 契約概要1. 概要カルコン・シンポジウムに係る、下記の条件及び国際交流基金の指示に基づき、各種国内接遇業務を行う。人数、旅程等の詳細については、契約締結後においても、協議の上、変更及び追加を指示する場合がある。実施にあたっては、その時期に政府、地方自治体などから出ている感染症対策が遵守されること。2. 日程令和４年10月23日(日) 午前中 羽田→福岡移動(約24名)バス移動 ホテルニューオータニ博多到着(約25名)昼食(各自)14:00チェックイン15:00-16:00 アドホック委員会からの報告会 (約53名)ホテル会議室もしくは近隣会議場にて16:30 参加者がホテルロビーにて合流17:00 バス出発(約53名)18:00-20:00 夕食 麻生大浦荘にて(約58名)バス移動(約53名)21:00頃 ホテル着ホテル泊(約23名)令和4年10月24日(月) 朝食 ホテルにて(約23名)9:00頃 バス出発(約53名)9:30-10:30 リフレッシュメントタイム九州国立博物館エントランスホールにて(約79名)10:30-12:00「カルコン・シンポジウム」九州国立博物館ミュージアムホールにて(約79名)12:30-14:00ランチ・セッション 講演同館エントランスホールにて(約76名)14:15-15:00 同館特別展見学(約76名)バス移動または徒歩15:30-16:30 文化視察「太宰府天満宮 昇殿」(約76名)【別紙１】2バス移動(約53名)18:00-20:00頃 外務省主催会食 福岡市内ホテルにてバス移動(約53名)20:30頃 ホテル着ホテル泊 (約23名)令和4年10月25日(火) 朝食 ホテルにて(約23名)10:00頃 チェックアウト 解散バス移動(約21名)11:30頃 福岡→羽田移動(約20名)―――――カルコン事務局 別予定―――――11:30-13:00 日米カルコン事務局ミーティング(約7名)宿泊ホテルにて午後 福岡→羽田移動(約4名)3. 対象者本契約にて扱う接遇対象者の例は次のとおり。(1) 日本側カルコン委員・顧問(民間有識者、当基金役員、外務省、文部科学省、防衛大学校関係者等行政機関幹部等)13名(2) 米側カルコン委員(民間有識者、米国政府関係者等)13名(3) 外部講師(民間有識者)4名(4) 米側大使館・総領事館関係者10名(5) 日本側カルコン委員の随行者、関係者等12名(6) 当基金職員7名(7) 外部参加者(九州経済連合会代表者等)12名(8) 米側カルコン事務局3名(9) 日本側カルコン事務局4名米国からの参加者約25名、日本国内からの参加者約50名を想定する。ただし、ただし、接遇対象となる範囲・人数は航空券・宿舎手配や会食設定などそれぞれの機会により変わるため後述の指示に従うこと。また、エスコートガイドおよび会議通訳が各イベントへの参加、バスに同乗する場合がある。4. 緊急時の体制10 月 23 日(日)～25 日(火)は常時、国際交流基金担当者との連絡及び各種手配が可能な体制を構築するとともに、日程変更、事業参加者の体調不良、事故、航空機の遅延・キャンセル等の事態が発生した場合に対応するため、通常の営業時間外でも国際交流基金担当者と連絡が取れるよう緊急連絡体制を整備しておくこと。特に、航空機の遅延・キャンセルなどの緊急事態発生時には速やかに国際交流基金と相談の上、必要な代替手段(航空券の手配、緊急【別紙１】3宿泊先の手配など)をとること。5. 精算方法について(1) 立替経費については、実費精算とし、請求金額が適正であることを証明する領収書等証拠書類を添え請求すること。(2) 立替経費及び取り消し手数料を除く経費については、運営管理費を加算することができる。第2部 業務内容1. 国内航空券手配(1) 第1部3項に規定する接遇対象者のうち、日本側カルコン委員・顧問のうち9名(3、(1))及び外部講師4名(3、(3))、当基金役職員7名(3、(6))、日本側カルコン事務局4名(3、(9))の計24名につき、国内航空券を普通クラスにて手配すること。(往路)10月23日(日)午前9時頃 羽田空港発 ⇒ 福岡空港着 (24名)(復路)10月25日(火)午前11時半頃 福岡空港発 ⇒ 羽田空港着 (20名)※日本側カルコン事務局(4名)以外10月25日(火)午後3時半頃 福岡空港発 ⇒ 羽田空港着 (4名)※日本側カルコン事務局(4名)(2) 利用航空便は、国際交流基金と相談の上決定するものとし、依頼を受けた時点において条件に見合う最も廉価な見積書を提出すること。信頼性の高い主要な航空会社を原則とし、格安航空会社(LCC)は不可とする。(3) 航空券発券前後に関わらず日程等の変更に対応すること。また、各個人が航空会社に直接連絡し変更が可能な航空券とすること。(4) 発券方法はE-Ticket とし、出発日 2 週間前までに手配し、国際交流基金に email にて送付すること。(5) 接遇対象者の人数、氏名、年齢等、航空券の発券に必要な情報は、別途通知する。その際、これらの情報の確認作業を行うこと。(6) 落札後、使用経路、日時について変更を指示する場合がある。当該変更により入札時に提示した金額を上回る場合は、発生する追加金額は立替払いとして実費精算するものとする。なお、国際交流基金からの指示によらず、たとえば入札時点で見積もりしていた金額の席が確保できず、入札金額を上回った場合、国際交流基金はその差額を負担しないので注意すること。2. 国内車両手配(空港送迎含む)(1) 以下の九州内移動に必要な、荷物の運搬も円滑に行える専用車両を手配する。10月23日(日)、福岡空港‐福岡市‐飯塚市‐福岡市 11:00-21:30、1台 25名程度10月23日(日)、 福岡市‐飯塚市‐福岡市 17:00-21:30、1台 30名程度【別紙１】410月24日(月)、福岡市‐太宰府 9:00-10:00、太宰府‐福岡市 15:00-21:00、2台55名程度10月25日(火)、福岡市－福岡空港 10:00-11:00、1台 25名程度(2) バス会社等の車庫から国際交流基金が指定する出発・終着地点間の移動に係る経費(有料道路料金等)は、国際交流基金は負担しない。(3) 有料道路通行料及び駐車場料金は立替えを前提に、入札金額に含めず、後日精算するものとする。(4) 空港送迎においては、福岡到着及び出発時フライトに合わせ、バスを手配する。(5) 空港送迎に係る車両への乗せこみ等のミーティングサービスについては、後述 4.のエスコートガイドが行う。(6) 感染症対策のため、窓の開閉が可能な車両とする。また、ソーシャルディスタンス確保のため、乗車総定数約50名が乗車可能な大型バスを手配する。(7) 落札後、使用経路詳細を別途通知する。経路、日時について変更を指示する場合がある。

当該変更により入札時に提示した金額を上回る場合は、発生する追加金額は立替払いとして実費精算するものとする。なお、国際交流基金からの指示によらず、たとえば入札時点で見積もりしていた金額の車両が確保できず、入札金額を上回った場合、国際交流基金はその差額を負担しないので注意すること。また、やむを得ない理由により借上げ時間の延長が発生する場合は、国際交流基金の事前承認を原則とし、係る延長料金の時間単価については、原則として入札金額内訳書に記載した時間単位に基づく。加えて、車両借上げ日の 3 日前１５時までに、車種、車両番号、運転手名、運転手携帯電話番号を国際交流基金に通知すること。3. 飲食物手配(1) 国際交流基金が提示する金額の範囲内で、上限額に近い金額で食事の手配を行うこと。

各人に飲み物を選択させて提供するほか、諸税、サービス料、配膳費、運営管理費等、飲食に際して必要な全ての経費を料金に含めることとする。(2) 飲食物手配の対象は以下の3回とする。日時 イベント 会場 飲食物内容 上限額/一人 人数10月23日(日) アドホック委員会からの報告会後述7.(2)で指定 茶菓子及びソフトドリンク1,000円 5210月24日(月) カルコン・シンポジウム(含 リフレッシュメントタイム)九州国立博物館内ミュージアムホール(エントランスホール)茶菓子及びソフトドリンク※1,000円 7810月24日(月) ランチ・セッション 九州国立博物館内エントランスホール昼食及びソフトドリンク※※8,000円 76※「カルコン・シンポジウム」開始前、9：30-10：30にエントランスホールにてリフレッシュメントコーナーを設置し、ソフトドリンク(コーヒー及び紅茶)および茶菓を提供【別紙１】5し、参加者が立食する。「カルコン・シンポジウム」開始の 10：30までにミュージアムホール内、各席にペットボトル水とグラスを配置する。※※九州の名物を含む温かいご飯・汁物付きの松花堂御膳またはコースメニューが望ましい。メニューは国際交流基金と相談の上決定する。食事はプロによって配膳されること。(3) 宗教や健康上の理由などでの食事制限がある者(例：ハラル、アレルギー、ベジタリアン等)に対応可能な別メニューを準備すること。出席者の食事制限情報について別途通知する。(4) 精算時には、領収書等の証拠書類を提出し、実費精算する。4. エスコートガイド手配(1) エスコートガイド１名は、10月23日(日)福岡空港における出迎えから10月25日(火)福岡空港における見送りまで全行程に同行し、業務内容は、九州内バス移動(バス同乗)、ホテルチェックインアウト、文化視察等、参加者が各旅程中、円滑に移動および参加することを促し、通訳業務を伴わないエスコート接遇とする。23日夕食、24日ランチ・セッションに同席し、参加者の円滑な会食をサポートする。(2) エスコートガイドの業務には、事前に行うオンラインでの打ち合わせ(30分程度)への参加を含むものとする。(3) エスコートガイドに求める要件ア．要人対応に精通しており、日本語及び英語でのアテンドができること。イ．日本国内及び米国からの賓客の案内者として、ビジネスマナーや国際儀礼(プロトコール)に関する知識を有していること。ウ．英語での通訳案内士試験合格者であること。エ．米国の社会、文化、習慣に理解を有し、要望処理ができる者であること。オ．添乗員としての的確な判断、臨機応変な行動をとることができる者であること。カ．国際交流基金の指示に従い、事業の円滑な実施に協力できる者であること。キ．最低5年以上の業務経験を持つこと。可能であれば10年以上が望ましい。(4) １０月２４日(日)太宰府天満宮昇殿時に、お初穂料 1,000 円をエスコートガイドが接遇対象者、随行員及びエスコートガイドの分をまとめて太宰府天満宮に支払う。その金額は入札金額には含めず、後日精算するものとする。(5) 随行中に緊急の支払いが発生した場合は、国際交流基金の了承を得た上でエスコートガイドが当該金を立て替え、後日精算するものとする。(6) エスコートガイドの職務経歴書を旅程開始日の 2 週間前までに、また随行中の緊急連絡先(携帯電話番号)を旅程開始日の 1 週間前までに、それぞれ国際交流基金に提出すること。書類審査の結果、要件を満たさない者であると判断された場合は、人選の変更に応じること。(7) エスコートガイドが業務遂行にあたり近隣宿舎への宿泊が必要な場合、下記の宿泊費を上限に国際交流基金の了承のもと、手配できることとする。その金額を入札金額内訳書に記【別紙１】6載すること。●宿泊費上限額：8,700円(朝食および夕食含む／一人一泊あたり)上限額内で交際交流基金が実費を負担する。なお、上限額は、消費税・サービス料等諸経費を含めた金額とする。(8) エスコート業務の開始地点・終了地点、日時について変更を指示する場合がある。当該変更により入札で提示した金額を上回る場合は、その際発生する追加金額は立替払いとして実費精算するものとする。なお国際交流基金からの指示によらない変更により、入札で提示した金額を上回った場合、基金はその差額を負担しないので注意すること。また、やむを得ない理由により業務時間の延長が発生する場合は、国際交流基金の事前承認を原則とし、係る延長料金の時間単価は、入札金額内訳明細に記載した時間単価に基づくこととする。5. 一般通訳(逐次通訳)手配(1) 日英、英日の双方向での逐次通訳を１名手配すること。業務内容は、10月23日(日)18－20時夕食会の特に開会及び閉会挨拶時の逐次通訳を主とする。挨拶時以外は会食に同席し、参加者が円滑にコミュニケーションできるよう務める。(2) 一般通訳の業務には、事前に行うオンラインでの打ち合わせ(30分程度)への参加を含むものとする。(3) 通訳者に求める要件ア．要人対応、接遇業務に精通しており、逐次通訳ができること。イ．外国からの賓客に対しビジネスマナーや国際儀礼(プロトコール)に関する知識を有していること。ウ．米国の社会、文化、習慣に理解を有し、要望処理ができること。エ．国際交流基金の指示に従い、事業の円滑な実施に協力できる者であること。オ．5年以上の業務経験を持つこと。可能であれば10年以上が望ましい。(4) 通訳者の実績及び略歴を、業務実施日の 2 週間前までに国際交流基金に提出すること。書類審査の結果、要件を満たさない者であると判断された場合は、人選の変更に応じること。(5) 入札金額内訳明細に記載する一般通訳費用は、本件業務実施地点と通訳自宅間の交通費、食費、通信費を含んだ金額とする(6) 通訳業務の日時について変更を指示する場合がある。当該変更により入札で提示した金額を上回る場合は、その際発生する追加金額は立替払いとして実費精算するものとする。

なお国際交流基金からの指示によらない変更により、入札で提示した金額を上回った場合、基金はその差額を負担しないので注意すること。また、やむを得ない理由により業務時間の延長が発生する場合は、国際交流基金の事前承認を原則とし、係る延長料金の時間単価は、入札金額内訳明細に記載した時間単価に基づくこととする。6. 会議通訳(同時通訳)の手配【別紙１】7(1) 日英、英日の双方向での同時通訳を手配すること。業務内容と必要人数は以下の通り。ア．10月23日(日) 15：00-16：00「アドホック委員会からの報告会」(※14：30-15：00 準備時間とする)内容：デジタルイノベーション、サブナショナル外交に関する報告、討論。通訳人数：2名イ．10月24日(月) 10：30-12：00「カルコン・シンポジウム」(※10：00-10：30 準備時間とする)内容：日米関係、教育、文化交流、外交等に関するハイレベルな講演、討論。通訳人数：3名ウ．10月24日(月) 12：30-14：00「ランチ・セッション」内容：日米野球に関する鼎談。通訳人数：3名※上記3回の同時通訳とも同一の3名(ア．においては3名のうち2名)の通訳者が業務すること。(2) 同時通訳業務には、事前に行うオンラインでの打ち合わせ(30分程度)への参加を含むものとする。(3) 通訳者に求める要件ア．業務経験10年以上で、公的な業務及び国際会議に精通した、講義・会議通訳能力を有するハイレベルな通訳者であること。イ．国際交流基金の指示に従い、事業の円滑な実施に協力できる者であること。ウ. Zoom翻訳機能に精通していること。(4) 通訳者の実績及び略歴を、業務実施日の 2 週間前までに国際交流基金に提出すること。書類審査の結果、要件を満たさない者であると判断された場合は、人選の変更に応じること。(5) 入札金額内訳明細に記載する同時通訳費用は、本件業務の開始地点・終了地点と通訳自宅間の交通費(航空券を含む)、食費、通信費を含んだ金額とする。ただし、会場からZoomオンラインで通訳者と接続し、Zoom翻訳機能を使い通訳音声を会場参加者のイヤフォン配信する設定が可能な場合、Zoom参加への変更を指示する可能性がある。その場合、通訳者は全員、遠隔地で同一の場所に参集し業務にあたり、10月23日(日)14:30-15:00および10月24日(月)10:00-10:30にZoom接続テストを実施する。会議用のZoomアカウントは国際交流基金が保持するものを使用可能とする。(6) 通訳者が業務遂行にあたり近隣宿舎への宿泊が必要な場合、下記を上限に国際交流基金の了承のもと、手配できることとする。その金額を入札金額内訳書に記載すること。●宿泊費上限額：8,700円(朝食および夕食含む／一人一泊あたり)上限額内で交際交流基金が実費を負担する。なお、上限額は、消費税・サービス料等諸経費を含めた金額とする。(7) なお基金からの指示によらない変更により、入札で提示した金額を上回った場合、基金はその差額を負担しないので注意すること。また、やむを得ない理由により業務時間の延長が発生する場合は、基金の事前承認を原則とし、係る延長料金の時間単価は、入札金【別紙１】8額内訳明細に記載した時間単価に基づくこととする。7. 会議会場手配(1) 10月23日(日)15：00-16：00に「アドホック委員会からの報告会」の会場手配。(2) 場所はホテルニューオータニ博多内の会議場を手配すること。会場および設備のしつらえは要人が参集するにふさわしい会場を手配すること。(3) 会場サイズは200平方メートル以上とし、レイアウトはコの字型(28人着席)の後方にスクール形式(24 人着席)とする。感染症対策のため 1 台の机に 2 人以下の着席とする。(4) 通訳用簡易受信機を52台手配。会場内に通訳ブースを設置する。(5) 会場設備は、スクリーン1台、プロジェクター1台、マイク15本(うち5本は無線マイクであること)、机上プラスチック仕切りを設置。(6) なお、会場スタッフは日米要人の会議対応に精通していること。8. 会議運営(1) 10月23日(日)15：00-16：00に「アドホック委員会からの報告会」(52名)を運営。ア．通訳を含む会議運営に精通している業者が担当すること。イ．契約締結直後から国際交流基金担当者と複数回の電話、email、オンラインミーティングにて会議プログラムなど詳細を確認する。ウ．上記３．に係る飲食物が会議開始時に配膳されること。(2) 10月24日(月)9：30-10：30リフレッシュメントタイム、10：30-12：00に「カルコン・シンポジウム」(７９名)を運営。ア． 会場は、リフレッシュメントタイムは九州国立博物館のエントランスホールとし、「カルコン・シンポジウム」は同館のミュージアムホールとする。イ． 同館で国際会議運営の経験があり、同館の利用規定に精通している会議運営業者が担当し、運営にあたって同館担当者と綿密に調整すること。ウ． 会議運営業者は運営事務局を設置し、契約締結直後から国際交流基金担当者と複数回の電話、email、オンラインミーティングにて詳細を確認する。会議運営に必要な会議プログラム詳細は別途通知する。エ． 「カルコン・シンポジウム」のレイアウトはスクール形式とし、Zoomによるハイブリッド方式の会議とする。Zoomアカウントは国際交流基金が保持するものを使用可能とする。Zoomによる会議参加者の所在地は日本とアメリカ合衆国を想定する。会議運営会社がZoom Hostとして会議の録画、通訳機能、発言者以外のミュート設定などを操作し、国際交流基金事務局が自前のノートパソコンにより Co-Hostとして参加者のZoomへの入退室および資料の画面共有を操作する。オ． 必要機材および人員： 事務局設置 １式【別紙１】9 ディレクター 3名 各種オペレーター 6名(九州国立博物と調整すること) 椅子 ７９脚(九州国立博物館から無料レンタル可能) 机 ４０台(九州国立博物館から無料レンタル可能) 机上プラスチック仕切り ３９台 スクリーン １台(九州国立博物館から無料レンタル可能) リモートプレゼンシステム １台(九州国立博物館から無料レンタル可能) リクエストマイクシステム １式(九州国立博物館から無料レンタル可能) リクエストマイク ３０本 ワイアレスマイク ４本 ポディアム(九州国立博物館から無料レンタル可能) カメラ １台(登壇者を映してZoomで配信) PC 5台 音響システム １式 通訳用簡易受信機 ７９台 ケーブルなど備品 １式 運搬・撤去 １式※上記のうち、事務局、ディレクター、各種オペレーター、ポディアム、カメラ、通訳用簡易受信機については後述 8.(３)の写真撮影および「ランチ・セッション」も対象とすること。カ． スクリーンには発表資料、登壇者、もしくは Zoom 参加者を映すこととする。

詳細は会議開催１週間前に別途通知する。キ．会議を終始 Zoom クラウド上に録画すること。また、カメラで撮影する登壇者の動画のデジタルデータをDVDまたはオンラインストレージサービス(但しデジタルボックスを除く)にて、１０月３１日までに国際交流基金に提出すること。ケ． 上記３．に係る飲食物の内、水とグラスを会議開始時までに各席に配置する。コ． 9：30-10：30リフレッシュメントタイムには、エントランスホールにてフレッシュメントコーナーを設置し、上記３．に係るソフトドリンクおよび茶菓を提供する。参加者は立食とする。その際、高テーブルにテーブルクロスをかけ、飲食物を配置する。サ． 上述8.(２)イ．の会議運営業者は、必要機材/備品提供業者、施工業者、飲食物提供業者と密に連携をとること。(3) 10月24日(月)12：20写真撮影および12：30-14：00に「ランチ・セッション」(７６名)を運営。ア． 会場は九州国立博物館のエントランスホールとし、上述８．(２)イ．と同様の会議運営業者が担当する。イ． レイアウトは簡易ステージと丸テーブルへの着席によるパーティー形式とし、対【別紙１】10面方式とし、Zoomでの参加者はないものとする。ウ． 簡易ステージ上には司会者用ポディアム、鼎談する３名用の個別ソファー、それぞれの椅子の横に水を置くための小さなサイドテーブルを配置する。エ． 必要機材および人員： 簡易ステージ(九州国立博物館から無料レンタル可能) ステージ用カーペット ステージ上 １人掛けソファー ３脚 ステージ上 サイドテーブル ３台 ステージ上 ワイアレスピンマイク ３台(鼎談者用) ステージ上 ポディアム(「カルコン・シンポジウム」から引き続き使用) ステージ上 マイク １本(ポディアム用) 椅子 ７６脚 (背もたれ付き、パイプ椅子は不可) 丸テーブル １１台(７６人着席分、１テーブル７人以下とする) テーブルクロス １１枚 卓上フラワーアレンジ 大 １つ 卓上フラワーアレンジ 小 ５つ 卓上プラスチック仕切り ７６台 床養生 防水養生カーペット １式 床養生 パンチカーペット １式 音響システム １式 カメラ １台 (「カルコン・シンポジウム」から引き続き使用) 通訳用簡易受信機 ７６台(「カルコン・シンポジウム」から引き続き使用) ケーブルなど備品 １式 運搬・撤去 １式オ．ランチ・セッションを終始カメラで録画し、動画のデジタルデータをDVDまたはオンラインストレージサービス(但しデジタルボックスを除く)にて、１０月３１日(月)までに国際交流基金に提出すること。カ．上記３．に係る飲食物の内、昼食とソフトドリンクの配膳業者と8.(２)イ．の会議運営業者は密に連携をとること。キ．九州国立博物館の規程に従って、準備、片付け及び清掃をすること。ク．１２時２０分に登壇者及び上述、第１部３．(１)(２)の日米カルコン委員の集合写真撮影場所をエントランスホール内に設置する。前列１３名は簡易椅子に着席し、後列１４名は立つ。9. 写真撮影(1) 業務内容は静止画撮影とし、約４００枚のデジタルイメージを DVD またはオンラインストレージサービス(但しドロップボックスは除く)にて、１０月３１日(月)までに国際交流基金に提出すること。また、そのうち約５０枚(後述９．(３)の５回の撮影機会【別紙１】11につき各１０枚ずつ)のデジタルイメージ(解像度６００KB以下とする)をオンラインストレージサービス(但しドロップボックスを除く)にて１０月２５日(火)中に国際交流基金に提出すること。(2) 入札金額内訳明細に記載する写真撮影費用は、人件費および必要機材費を含んだ金額とする。本件以下９．(３)の各業務の開始地点・終了地点と撮影業者の自宅間の交通費、食費、通信費も含んだ金額とする。(3) 撮影業務は以下の５回とするア．10月23日(日)15：00-16：00「アドホック委員会からの報告会」会中および、会終了後の集合写真撮影。イ．10月23日(日)18：00-20：00「夕食会」会中および、集合写真撮影。ウ．10月24日(月)9：30-14：00「カルコン・シンポジウム」および「ランチ・セッション」会前・会中および12時20分にエントランスホールにて集合写真撮影。エ．10月24日(月)15：30-16：30「太宰府天満宮視察」昇殿、視察の様子を写真撮影。オ．10月24日(月)18：00-20：00「夕食会」会中および集合写真撮影。(4) 上記９．(３)の５回の業務を同一の業者が担当することが望ましい。(5) なお基金からの指示によらない変更により、入札で提示した金額を上回った場合、基金はその差額を負担しないので注意すること。また、やむを得ない理由により業務時間の延長が発生する場合は、基金の事前承認を原則とし、係る延長料金の時間単価は、入札金額内訳明細に記載した時間単価に基づくこととする。10. 旅行日程表作成全行程の詳細日程表(日本語・英語)を作成の上、契約後1週間以内に国際交流基金に提出すること。その後、必要に応じて修正事項を更新の上、複数回再提出することがある。日程表には、集合場所、フライト、空港送迎、バス移動、エスコート情報、緊急連絡先、各日のプログラム等の必要情報を記載すること。11. その他の手配上記のほか、本仕様書に定めのない事項については、国際交流基金と協議の上、決定すること。このために必要となる経費は実費精算とする。12. 立替経費第 2 部業務内容の記載に関して、次に掲げる経費は立替払いとし、請求金額が適正であることを証明する領収書等証拠書類を添えた上で、他の接遇経費とは切り分けて実費を請求すること。【別紙１】12立替経費のうち以下の項目は、運営管理費及び消費税を加算することはできない。●2.(3)にかかる経費●2.(7)にかかる経費●4.(4) にかかる経費●4.(5)にかかる経費●4.(8)にかかる経費●5.(6)にかかる経費●6.(6)にかかる経費●9.(5)にかかる経費●その他、国際交流基金が必要と認める経費13. 運営管理費運営管理費は、手配を行った事項の総経費(立替金、取り消し手数料を除く事項)から積算する。1円未満の端数が生じる場合には、1円未満を切り捨てること。積算根拠はパーセントで小数点第一位まで記載すること。14. 注意事項感染症の状況次第で、業務の一部または全てが取り消しになる可能性がある。取り消しに伴う費用に関しては以下の通りとして契約書に明記する。・航空賃、会場及び機材レンタル等については各航空会社、ホテル等のキャンセル規定に基づくキャンセル料を支払うものとする。・通訳者その他の手配料及び間接経費については、予め契約相手方(予定)にキャンセル規定の有無を確認し、事前に協議を行う。

15. 精算本件業務の終了後、契約金額内訳書に基づき、実際の数量(日数、人数等)を乗じた額を清算する。精算にあたっては、支払いにおいて生じた証拠書類(数量が明示してある領収書原本)を含む会計報告書を提出すること。立替払いした経費については、領収書等支払いに係る証拠書原本を添付した請求書を提出することによって当該立替金実費を請求することができる。

Sheet1別紙2,業務実績表,会社名：,実施期間(年月日),催事名,催事概要,対象者,対象人数,要人接遇の有無,外国人接遇の有無,記入例),令和３年１０月１７－１９日,カルコン日米合同会議,カルコン日米合同会議において、国内航空券手配及び各種国内接遇業務一式,日米カルコン委員外務省、文科省関係者等,6０名,有,有,1,2,3,4,5,

【別紙7】入札書類事前チェックリスト＜物品製造・役務提供等＞本チェックリストは、独立行政法人国際交流基金の入札参加予定の方を対象に、提出書類の確認を行って頂くことを目的として作成したものです。入札準備にご利用ください。1. 入札当日ご持参頂く書類(※)※郵送等の場合(開札に立ち会わない場合)入札説明書に示した時刻までに、指定された方法によって基金指定場所に必要書類をご提出ください。期限後の提出は無効となります。記入漏れ、押印漏れのないようにお願いします。必要な書類が欠けている場合や書類に不備がある場合は、入札にご参加頂けません。□ 宛名、入札の件名、及び自己の企業・団体名、氏名を正しく表記しましたか。□ 長３封筒：複数の入札書を同封していませんか。(複数の入札書を同封した場合は無効となります。)□ A４封筒の表面に「入札書在中」と記載されていますか。2. 事前の確認事項(１) 入札書□ 代表者本人が入札する場合は、「代表者本人が入札する場合」と記載のある書式(『様式第１号』)を、委任された代理人又は復代理人が入札する場合は、「代理人又は復代理人が入札する場合」と記載のある書式(『様式第１号の２』)を使用していますか。□ 入札書に記載されている入札金額は、税抜きの金額となっていますか。□ 入札書と入札金額内訳書に記載されている金額が一致していますか。□ 入札書に、入札する方、また代理人又は復代理人の方が入札する場合はそれぞれの方のお名前及び押印はありますか。□ 入札書に記載する住所は登記上の住所(全省庁統一資格審査結果通知書に記載の住所)と一致していますか。□ 再入札用の用紙は準備していますか。(再入札を希望しない場合、また郵送等により入札書を提出し開札に立ち会わない場合は不要です。)(２) 入札金額内訳書□ 各項目の金額は税抜きの金額ですか。(『税込金額』欄がある場合は別)長３封筒に封印する書類□ 入札書□ 入札金額内訳書封詰めはせずにご持参頂く書類□ 名刺(入札に参加される方のもの。代理人又は復代理人の方が入札する場合は代理人又は復代理人の方のもの)□ 委任状(代理人又は復代理人の方が入札する場合)【別紙7】□ 各項目や小計・合計において、計算ミスがなく、全て仕様書の条件に基づき算定していることを確認しましたか。(※ 特にコンピューターによる自動計算の計算式の間違いが多いので、ご注意ください。)(３) 委任状(代理人又は復代理人の方が入札する場合)□ 委任状で委任されている方は、入札に参加する本人ですか。□ 代理人の方が入札する場合、代表者の氏名及び押印はありますか。(この場合、入札会場にお入り頂けるのは代理人の方となります。代表者の方はお入りいただけません。)□ 復代理人の方が入札する場合、代表者及び代理人の氏名及び押印はありますか。(この場合、入札会場にお入り頂けるのは復代理人となります。代表者及び代理人の方はお入りいただけません。)(４) 競争参加資格□ 全省庁統一資格は取得済みですか。□ 全省庁統一資格審査結果通知書の種類及び等級が、本入札で求められている入札参加要件を満たしていますか。□ 登録内容の変更(商号又は名称、代表者名等)があった場合、変更内容を反映した全省庁統一資格の取得が済んでいますか。(全省庁統一資格審査結果通知書と入札書に記載の内容に不一致がある場合、または全省庁統一資格審査結果通知書の記載内容に不備や事実と異なる記載がある場合は入札にご参加頂けません。落札後に判明した場合は失格となりますのでご注意ください。)3. 入札当日に入札会場に来場される方への注意事項(１) 入札当日は、時間厳守でお願い致します。入札開始時間を過ぎた場合は、入札にご参加頂くことができません。また、入札会場にお入りいただけるのは、代表者本人または委任を受けた代理人(復代理人に委任されている場合は復代理人)のどちらか1名です。(２) 必要な書類を再度確認し、記入漏れ、押印漏れのないようにお願いします。必要な書類が欠けている場合や書類に不備がある場合は、入札にご参加頂けません。以上