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公告内容

川越市一般競争入札公告 川越市公告契約第３０３号地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号。以下「施行令」という。)第１６７条の６の規定に基づき、次のとおり一般競争入札を公告する。

令和４年９月１日川越市長 川 合 善 明１ 入札対象委託⑴ 委託名川越市農業経営継続支援金業務委託⑵ 委託場所川越市内全域⑶ 委託の大要農業経営継続支援金の交付にあたり、案内文書等の発送、問合せ対応、振込データ入力等の業務を委託するもの。

⑷ 委託期間契約締結日から令和５年３月１０日まで⑸ 担当課川越市産業観光部農政課２ 入札日時及び場所⑴ 日時令和４年９月１６日(金) 午後２時００分⑵ 場所川越市役所 ３Ａ会議室(本庁舎３階)３ 支払条件完了払いとする。

４ 入札参加資格特に記述のある場合を除き、本入札の公告日から入札日までの期間において、引き続き次の要件をすべて満たすこと。

⑴ 川越市競争入札参加者の資格等に関する規程(平成６年告示第３５１号)に基づく令和３・４年度川越市競争入札参加資格者名簿(以下「資格者名簿」という。)の維持管理業務のうち検査・調査・計画に登載されている者であること。

⑵ 次の要件のいずれかを満たし、資格者名簿に登載されている者であること。

ア 川越市内に本店を有する者イ 川越市内に支店または営業所を有し、かつ契約締結の権限を委任された代理人の届出をしている者⑶ 施行令第１６７条の４の規定に該当しない者であること。

⑷ 川越市契約規則(昭和４９年規則第２１号)第２条の規定に該当しているものであること。

⑸ 川越市建設工事等の契約に係る入札参加停止等の措置要綱に基づく入札参加停止措置を受けていない者であること。

⑹ 川越市建設工事等暴力団排除措置要綱に基づく入札参加除外措置を受けていない者であること。

⑺ 会社更生法(平成１４年法律第１５４号)に基づく更生手続開始の申立てがなされている者でないこと。ただし、手続き開始決定を受けている者を除く。

⑻ 民事再生法(平成１１年法律第２２５号)に基づく再生手続開始の申立てがなされている者でないこと。ただし、手続き開始決定を受けている者を除く。

⑼ 本入札に参加する他の入札参加(希望)者との間に、次に示す関係がないこと。

ア 資本関係次のいずれかに該当する２者の場合。ただし、子会社(会社法(平成１７年法律第８６号)第２条第３号の規定による子会社をいう。以下同じ。)又は子会社の一方が会社更生法第２条第７項に規定する更生会社又は民事再生法第２条第４号に規定する再生手続が存続中の会社(以下「更生会社等」という。)である場合を除く。

(ア) 親会社(会社法第２条第４号の規定による親会社をいう。以下同じ。)と子会社の関係にある場合。

(イ) 親会社を同じくする子会社同士の関係にある場合。

イ 人的関係次のいずれかに該当する２者の場合。ただし、(ア)については、会社の一方が更生会社等である場合を除く。

(ア) 一方の会社の取締役が、他方の会社の取締役を兼ねている場合。

(イ) 一方の会社の取締役が、他方の会社の会社更生法第６７条第１項又は民事再生法第６４条第２項の規定により選任された管財人を兼ねている場合。

ウ 組合関係次に該当する２者の場合。

中小企業等協同組合法(昭和２４年法律第１８１号)第３条に規定する中小企業等協同組合(以下「組合」という。)と当該組合の組合員の関係にある場合。

エ その他入札の適正さが阻害されると認められる場合。

ア、イ及びウと同視し得る特定関係があると認められる場合。

５ 契約条項等この公告に定めるもののほか、本入札及び契約に関する手続については、施行令、川越市契約規則、川越市競争入札等参加者心得等の定めるところとする。法令等については、川越市総務部契約課(本庁舎３階)又は川越市ホームページ等で閲覧することができる。

６ 開札即時開札７ 最低制限価格最低制限価格を設ける。

８ 入札保証金免除９ 契約保証金免除１０ 委託完成保証人市長が必要と認めた場合は、受注者と同等の資力、能力、信用のある一業者。

１１ 一括再委託禁止１２ 仕様書仕様書は、川越市ホームページに掲載する。

掲載期間令和４年９月１日(木)から令和４年９月１６日(金)１３ 入札参加申込４の入札参加資格を満たす者で本入札に参加を希望する者は、次により一般競争入札参加申込書等を提出すること。

⑴ 提出書類ア 一般競争入札参加申込書(川越市指定様式)イ 納税証明等申請書兼証明書(川越市指定様式で本入札の公告日以降に川越市が証明したもの。ただし、本入札の公告日と同じ月内に発行したものは可とする。川越市より市税として課されている税がなくても提出すること。写し可)ウ 資本関係・人的関係調書(川越市指定様式)⑵ 提出先川越市元町１丁目３番地１ 川越市総務部契約課(本庁舎３階)⑶ 提出方法持参⑷ 受付日令和４年９月１日(木)から令和４年９月８日(木)まで(土曜日及び日曜日を除く。)⑸ 受付時間午前８時３０分から午後５時１５分まで(正午から午後１時までを除く。)１４ その他の事項⑴ 入札回数は、同一の入札につき３回を限度とする。

⑵ 川越市契約規則第１２条に該当する入札は、無効とする。

⑶ 入札書に記載する金額は、消費税及び地方消費税の課税業者及び免税業者を問わず、見積もった金額の１１０分の１００に相当する金額を記載すること。

⑷ 入札書は、川越市指定様式を使用すること。

⑸ 入札参加者の代理人は、入札時に代理人の印鑑を持参するとともに、委託名ごとに委任状を提出のこと。

⑹ 入札に際して、談合等公正な入札の執行を妨げる行為に関する情報が寄せられた場合は、川越市談合情報対応要領による所定の手続等を入札参加資格として付加することがあること。

１５ 特記事項詳細は仕様書によるものとする。

１６ 異議の申立て入札に参加した者は、入札後は施行令、川越市契約規則、川越市競争入札等参加者心得、仕様書、現場等についての不明を理由として異議を申し立てることができない。

１７ 問い合わせ先⑴ 公告の内容川越市総務部契約課(本庁舎３階)⑵ 委託の内容川越市産業観光部農政課

令 和 ４ 年 度1 川越市農業経営継続支援金業務委託2 川越市内全域3 4 4川 越 市設 計 書仕 様 書委 託 名委 託 場 所設 計 額 円委託概要・理由委託概要委託理由課長副課長設 計校 合委 託市内農業者等に支援金を交付する業務を委託するもの。

国際情勢の緊迫化や原油価格の高騰等などにより、化学肥料原料の価格が高騰し、肥料費が増加するなど農業経営が不安定となっている。そこで農業経営の安定化を図るため、市内農業者等に支援金を交付する業務を行うため。

費 目 数 量 単位 金 額 ( 円 ) 摘 要直接人件費 1 式内訳書第１号のとおり直接経費 1 式内訳書第２号のとおり諸経費 1 式合計消費税総合計設計額川 越 市委 託 内 訳 表内 訳 書第1号単位 員数 単価 金額(円) 摘要(1) 計画 式(2)準備(作業用データリスト作成・各種通知文作成印刷・検査・各種封筒印刷・封入封緘)式(3) 郵送業務 式(4) 電話対応 式 300コール/月(5)申請書類の確認及び修正作業(書類回収・書類確認・地番修正とりまとめ、中間納品)式(6)振込データ入力作業(不備及び追加申請分含む)式(7)成果品の納品(データのコピー、申請書類一式)式(8) 交付決定通知書折込作業 式(9) 交付決定通知書発送 式(10) 打合せ協議 業務直接人件費合計川 越 市直接人件費費 目内 訳 書第2号単位 員数 単価 金額(円) 摘要(1) 郵送料(往信) 通(2) 郵送料(返信) 通(3)往信封筒(窓付き・テープ付 ※折らずにＡ４サイズ７枚程度が入るもの)枚(4)返信封筒(長形３号・窓なし・テープ付)枚(5) 交付決定通知書用郵送料 通(6)交付決定通知書用封筒(窓付き・テープ付)枚直接経費合計川 越 市直接経費費 目1川越市農業経営継続支援金業務委託仕様書第一章 総則１ 本仕様書の目的本仕様書は、川越市(以下、「発注者」という。)が行う川越市農業経営継続支援金(以下、支援金という。)の交付に関する業務を委託するにあたり、業務内容及び業務範囲を明確にし、事業を円滑に実施することを目的とする。

２ 適用範囲本仕様書は、発注者が、受注者へ委託する「川越市農業経営継続支援金業務委託(以下「本業務」という。)」に適用する。

３ 準拠する法令、規則等本業務の実施にあたっては、業務委託契約書及び本仕様書によるほか、以下の関係法令等に準拠して行うものとする。

⑴ 地方自治法(昭和22年４月17日法律第67号)⑵ 川越市契約規則(昭和49年６月１日規則第21号)⑶ 川越市個人情報保護条例(平成16年12月21日条例第19号)⑷ その他関連法令、規程及び通達等４ 疑義本仕様書は、委託業務の大要を示すもので、本仕様書に定めのない事項又は疑義があると思われる事項は、発注者・受注者双方で誠意をもって協議し、解決するものとする。

５ 業務実施計画受注者は、本業務を実施するにあたり、契約後速やかに以下の各項に掲げる書類を提出し、当該書類の内容について発注者の承認を受けるものとする。

⑴ 委託業務実施計画書⑵ その他発注者の指示する書類６ 打合せ協議原則、契約締結時、別紙のⅠの５⑶オに規定する１回目の中間納品時及び成果品納品時の計３回とする。受注者は、協議後に打合せ協議簿を作成し、発注者の2了承を得ることとする。なお、打合せ協議は必要に応じて随時実施できるものとする。

７ 損害の賠償本業務遂行中に受注者が発注者及び第三者に損害を与えた場合は、直ちに発注者にその状況及び内容を報告し、発注者の指示に従うものとする。なお、受注者の過失等による損害賠償などの責任は全て受注者が負うものとする。また、受注者は速やかに発注者に報告書を提出するものとする。

８ 委託業務実施報告書の提出、検査⑴ 受注者は業務完了後14日以内に、発注者に対して委託業務実施報告書を提出しなければならないものとする。

⑵ 発注者は、前項の委託業務実施報告書を受理したときは、受理日から起算して10日以内に、本仕様書に定めるところにより、業務の完了を確認するための検査を完了し、当該検査の結果を受注者に通知しなければならないものとする。

⑶ 受注者は、前項の検査の結果不合格となり、補正を命じられたときは、発注者の指定した期限内に遅延なく当該補正を行い、再検査を受けなければならないものとする。

９ 契約の内容に適合しないもの受注者は、本業務完了後といえども、納入成果品が本仕様書に定める仕様等に関して契約内容に適合しない場合は、成果品の納入後１年間、受注者の負担において、納入成果品の補修、不足分の引渡し等による履行の追完をする責を負うものとする。

10 成果品の帰属本業務における成果品は、すべて発注者に帰属するものとし、受注者は発注者の許可なく使用または流用してはならないものとする。

11 守秘義務受注者は、本業務の遂行上知り得た内容及び個人情報について、第三者に漏洩してはならない。この契約が完了し又は解除された後も同様とする。また、以下の事項を遵守するものとする。

⑴ 作業を行う部屋の特定と室外持出し禁止作業を行う部屋は特定し、入退出管理及び施錠できること。

3⑵ パソコン等使用時の措置ア パソコンを使用する場合は、ID又はパスワードによって業務従事者のみがデータ入力及び閲覧できる措置を講じること。

イ 入力した個人情報等は、本業務終了後に確実に消去すること。

⑶ 個人情報等の保管方法発注者から提供された個人情報等は、セキュリティ対策を徹底し保管・管理すること。

⑷ 個人情報等の受渡し本業務は、個人情報及び機密性の高い資料を取扱うため、受渡しにおいては、安全、確実な方法で行うこと。

⑸ 業務従事者の教育・指導本業務を履行するにあたり、発注者が求める守秘義務に万全を尽くすよう、受注者は、業務従事者の教育・指導を徹底すること。

12 委託期間本業務の委託期間は、契約締結日から令和５年３月10日までとする。

13 支払い方法本業務の支払い方法は、完了払いとする。

14 入札記載事項入札書に記載する金額については、消費税及び地方消費税を含まない額とする。

15 納入場所本業務の成果品の納入場所は、川越市産業観光部農政課とする。

16 一括再委託の禁止受注者は、業務の全部を第三者に請け負わせてはならない。ただし、本業務の一部を第三者に再委託する場合は、再委託する業務内容、再委託先の名称、再委託が必要な理由を明記の上、事前に書面にて提出し、発注者の承諾を得なければならない。

17 特記事項この契約の締結後に、消費税法(昭和63年法律第108号)等の改正により、消費税額等の額に変動が生じた場合は、発注者は、この契約を何ら変更することな4く契約金額に相当する消費税額等を加減して支払うものとする。ただし、税法上経過措置の対象となる場合には、経過措置が優先して適用される。

5第二章 川越市農業経営継続支援金の概要１ 川越市農業経営継続支援金の概要支援金は、コロナ禍における原油価格・物価高騰などにより農業経営における肥料費が増加するなど、農業経営に影響を受けた市内農家等に対し、農業経営が継続できるよう交付するものである。

２ 交付対象者市内農地等(借入地含む)を10アール以上耕作している次のいずれかに該当する者とする。

⑴ 市内在住の耕作者を有する農家世帯の経営主とする(農家世帯の経営主が市外在住の場合も含む)。ただし、農家世帯内の市内在住の耕作者だけで市内農地等を10アール以上耕作している農家世帯に限る。

⑵ 市内の集落営農組織。

⑶ 市内に本店所在地を置く法人。ただし、農地法の許可等を受けて、農地を所有、賃借、使用貸借している農地所有適格法人又は農地所有適格法人以外で、農地法第６条又は同法第６条の２に基づき農業委員会に令和３年度分の事業の状況報告等を行った法人に限る。

⑷ その他、市長が必要と認める者。

３ 交付対象地２の各号に掲げる者が耕作している次の土地。ただし、遊休農地(令和３年度農地利用状況調査結果によるもの)及び違反転用地は除く。

⑴ 農業委員会の農地台帳(令和４年６月15日時点)に記載されている現況農地の土地。

⑵ 現況地目が農地以外の土地のうち、施設栽培を行っている土地。

４ 支援金の額交付対象地の面積に10アール当たり3,000円を乗じた額とする。この場合において、100円未満の端数があるときは、その端数を切り捨てた額とする。

５ 交付対象者数約4,000件6第三章 業務委託内容１ 業務委託の概要⑴ 委託範囲本業務の範囲は、支援金の交付に係る案内文書兼記入例(以下、「案内文書」という。)等の送付、申請書兼請求書(以下、「申請書」という。)等の回収、確認作業、支援金にかかる電話対応等の業務全般及びその他付随する作業とする。また、本仕様書においては以下のとおり「事務処理業務」、「コールセンター業務」、「確認事項」を設け、その内容を別紙に示すこととする。

ア 事務処理業務発注者が提供する交付対象者リストに基づいて、支援金の交付申請に係る事務処理全般を行う。

イ コールセンター業務支援金の相談全般に関すること等、電話による問合せ窓口として運用をする。

ウ 確認事項その他、本業務を履行するにあたっての確認事項。

⑵ 委託期間本業務の委託期間は、契約締結日から令和５年３月10日までとする。なお、委託する各業務の期間は以下のとおりとする。

ア 事務処理業務契約締結日〜令和５年２月下旬イ コールセンター設置運用期間令和４年10月下旬～令和４年12月上旬⑶ 履行場所履行場所は以下のとおりとし、設置場所については事前に発注者に報告を行い、必要に応じて発注者の現地確認を受けること。

ア 事務処理業務受注者が用意する施設内であり、個人情報の管理ができる場所。

イ コールセンター業務受注者が設置するコールセンター内、または、再委託先が設置するコールセンター内であり個人情報の管理ができる場所。

(施設の詳細については発注者と協議の上決定すること。)２ 従事者の採用受注者が各業務に従事する者の採用・配置を行う。採用条件については、必要7に応じ発注者と協議を行うこと。

8Ⅰ 事務処理業務１ 業務の概要発注者が提供する交付予定対象者リストに基づいて、案内文書等の印刷・封入封緘、発送、返信された申請書等の回収、受付した申請書内容の確認、入力、振込データの取扱いなど、支援金の交付申請に係る事務処理全般を行う。

２ 期間・履行場所⑴ 期間契約締結日から令和５年２月下旬まで。契約締結時から履行場所の立上げ準備を行い、速やかに事務処理業務開始とする。

⑵ 履行場所受注者が用意し、個人情報の管理ができる場所で、発注者が承認した施設を使用する。必要な環境整備については、受注者の負担で取り揃える。

３ 執務者数、業務時間等事務処理業務における執務者数や業務時間等は、法令を遵守し、本業務が適切に行われるよう受注者が提案し、発注者と協議を行って決定する。

４ 作業概要事務処理業務の作業概要は以下のとおりとし、各業務の内容は５に表すものとする。

⑴ 作業用データリストの作成⑵ 案内文書等の作成、印刷・封入封緘、発送・発送管理⑶ 申請書類の確認及び不備等の報告⑷ 振込データ入力作業及び成果品の納品(最終納品)等⑸ 交付決定通知書等の作成、印刷・封入封緘、発送・発送管理５ 業務内容⑴ 作業用データリストの作成交付予定対象者リスト(宛名、交付予定対象地番・面積、交付予定金額、管理番号、耕作者氏名・住所等)は発注者で作成するが、申請者住所、申請者氏名、振込口座入力欄、申請書の受付日、申請書類不備メモ欄、案内文書等の発送日の追加等に加え、その後の文書発送作業等に必要な加工を行い、事務処理作業用データリスト(以下、「作業用データリスト」という。)を作成する。

別紙9作成した作業用データリストは、案内文書発送前に発注者にデータ提供すること。データ提供日については別途協議の上決定する。

⑵ 案内文書等の作成、印刷・封入封緘、発送・発送管理ア 案内文書等の作成⑴で作成した作業用データリストを基に宛名、交付予定対象地番・面積、交付予定金額、管理番号、日付等の記載を含む案内文書等の作成を行う。

※ 記載内容に不備がないか、また交付予定対象者ごとに作成漏れがないか複数回の確認作業を必須とする。

※「案内文書等」とは、①「案内文書」、②「交付予定通知書」、③「交付予定対象地番及び面積資料」、④「申請書」、⑤「概要説明資料」、及び⑥「Ｑ＆Ａ」をいう。

① 案内文書の作成⑴で作成した作業用データリストから、交付予定対象者のデータ(管理番号・住所・氏名・日付)を印字した案内文書の作成を行う。なお、レイアウトは発注者がデータ提供するものとする。

② 交付予定通知書の作成⑴で作成した作業用データリストから、交付予定対象者のデータ(管理番号・住所・氏名・交付対象地合計面積・交付予定金額等)を印字した交付予定通知書の作成処理を行う。なお、レイアウトは発注者がデータ提供するものとする。

③ 交付予定対象地番及び面積資料の作成⑴で作成した作業用データリストから、交付対象地一覧(管理番号、交付予定対象地番・面積)が印字された交付予定対象地番及び面積資料の作成処理を行う。なお、レイアウトは発注者がデータ提供するものとする。

④ 申請書の作成⑴で作成した作業用データリストから、交付予定対象者のデータ(管理番号・申請者住所・申請者氏名・交付対象地合計面積・交付申請金額)が印字された申請書の作成処理を行う。なお、レイアウトは発注者がデータ提供するものとする。

⑤ 概要説明資料、⑥Ｑ＆Ａ発注者が作成し、データ提供するものとする。

イ 案内文書等の印刷・封入封緘アで作成した案内文書等の印刷・封入封緘を行う。

(ｱ) 案内文書等及び封筒の印刷案内文書等及び封筒の印刷業務を行う。

① 案内文書10Ａ４サイズ、約4,000部、表１色／裏１色② 交付予定通知書Ａ４サイズ、約4,000部、表１色③ 交付予定対象地番及び面積資料Ａ４サイズ、約4,000部、表１色／裏１色※部数は対象者により変動④ 申請書Ａ４サイズ、約4,000部、表１色／裏１色⑤ 概要説明資料Ａ４サイズ、約4,000部、表１色⑥ Ｑ＆ＡＡ４サイズ、約4,000部、表１色／裏１色⑦ 発送用封筒(窓付き・テープ付)角20封筒、約4,000部、表１色封筒に窓あき部分を１か所設け、案内文書に印字する宛先情報(郵便番号、送付先住所、宛名、管理番号等)が、窓から確認できること。なお、印刷内容(料金後納郵便、重要、転送不要等)については、別途協議を行う。

⑧ 返信用封筒長形３号(窓なし・テープ付)、約4,000部(表１色)なお、印刷内容(受取人宛名、料金受取人払、有効期間等)については、別途協議を行う。

(ｲ) 案内文書等の封入封緘ａ 数量約4,000通ｂ 封入及び封緘物⑦に、①～⑥及び⑧を封入封緘する。

① 案内文書② 交付予定通知書③ 交付予定対象地番及び面積資料④ 申請書⑤ 概要説明資料⑥ Ｑ＆Ａ⑦ 発送用封筒(窓付き封筒)⑧ 返信用封筒ウ 案内文書等の発送・発送管理11封緘した案内文書等を特別料金の適用を受けられるよう差出郵便局と協議を行い、発送件数等の管理をする。

(ｱ) 発送通数約4,000通(ｲ) 発送日令和４年10月下旬発送予定(ｳ) 発送日・通数等の管理案内文書等の発送日・通数等、発送に係る情報を正確に管理すること。なお、発送日は作業用データリストで管理し、発送日ごとの通数は別データにて管理すること。

⑶ 申請書類の確認及び不備等の報告⑵のウで案内文書等を発送した後、申請者から返送された書類の回収、内容確認及び不備等の報告を行う。

ア 申請書類の回収申請書類の返送先は発注者となっているため、受注者は最低週に２回以上川越市役所に直接来庁し、申請書類を回収する。なお、回収後の運搬についてのセキュリティ対策については、発注者の承認を得て講じるものとする。回収から事務処理業務を行う施設までは直接向かうものとし、他施設への立寄りはしてはならない。

イ 申請書類の取りまとめ申請書類を⑶のウのとおり確認し、不備のないものについては、その中に封入されている申請書、振込先金融機関口座確認書類の写し等を以下(ｱ)から(ｵ)の順に糊付けし、申請書類を一つにまとめ、その上に別添のチェック表を載せて、管理番号順で管理すること。

※なお、剥がれ落ちたりしないよう紛失には細心の注意を払うこと。

(ｱ) 申請書(ｲ) 振込先金融機関口座確認書類(ｳ) 振込口座名義人の本人確認書類※(ｴ) 交付予定対象地番及び面積資料※(ｵ) その他添付書類(登記簿謄本写し、写真等)※※通常は(ｱ)、(ｲ)のみ。(ｳ)～(ｵ)は該当者のみ添付される。

ウ 申請書類の確認及び申請内容のデータ入力申請書の記入内容の確認及び振込先金融機関口座確認書類の写し等の確認を行い、申請書類の内容(受付日、申請者住所、申請者氏名、振込口座情報等)を作業用データリストに入力する。なお、申請書類の内容確認については、別添に基づき行うこと。

12交付予定対象者には管理番号が付番されているため、入力の際は必ず申請書類の管理番号が、作業用データリストの管理番号と一致していることを確認の上、行うこと。入力・確認作業は２名以上の作業員で行うものとし、入力誤りのないように細心の注意を払い確認作業を実施するものとする。

※なお、振込データの入力方法については、「全銀協規定フォーマット」に準拠するものとする。

エ 申請書不備の取りまとめと報告イ及びウの作業において、次の(ｱ)～(ｳ)の場合は、「申請書不備」として取りまとめを行い、発注者に報告するものとする。作業用データリストに不備内容を入力し、管理する。原本は中間報告の際に発注者に直接受渡しを行う。なお、報告の頻度については⑶のオを参照のこと。

(ｱ) 記入漏れ、添付書類漏れ封入されている申請書、振込先金融機関口座確認書類の写し等が揃っていない場合及び申請書に未記入箇所がある場合。

(ｲ) 振込口座名義人と申請者の農家世帯コードが不一致原則振込口座名義人と申請者は一致するものとする。振込口座名義人が申請書の申請者欄に印字された氏名と一致していない場合は、申請者と振込口座名義人が同じ農家世帯コードとなっているか、作業用データリストにより確認する。農家世帯コードが同じであれば、イの(ｳ)の添付書類が揃っているか確認し、確認できた場合は不備なしとする。振込口座名義人の農家世帯コードが同じでない場合又は同リストの中に情報がない場合は、作業用データリストの申請書類不備メモ欄に不備内容を入力する。

(ｳ) 記入された文字が読み取れない場合等オ 「申請書不備」の報告エに挙げた書類不備等に係る申請者への返戻等の対応は発注者が行う。ついては、受注者は成果品の最終納品(１月中旬)前に、申請書類の不備に該当するリスト、申請書類原本、及び別添のチェック表を、申請期間内の間で最低２回、申請期間後に１回納品を行う(中間納品)。納品の時期は別途協議するものとする。

なお、必要に応じて、中間報告以外で、発注者が申請書類(別添のチェック表を含む)及び、作業用データリストの提出を求めた際は、受注者はこれに応じるものとする。

カ 申請期限超過後の申請書取りまとめ発注者が定める申請期限経過後に提出された申請書等については、発注者が対応するものとする。

13⑷ 振込データ入力作業及び成果品の納品(最終納品)等ア 振込データ入力作業及び成果品の納品(最終納品)⑶のウで振込口座情報等(銀行コード、支店コード、振込口座番号、口座名義人等)を入力した作業用データリスト(電子データ提出)及び申請書類一式(別添のチェック表を含む)を管理番号順に綴り、成果品として納品すること(令和５年１月中旬)。

なお、作業用データリストは複数回の確認作業を必須とし、内容に誤りがないよう細心の注意を払うこと。納品の際のセキュリティ対策については別途協議するものとする。

イ 作業用データリストへの追加対応(ｱ) ⑶のオで報告のあった「申請書不備」については、発注者で対応する。

ただし、受注者による振込データ入力作業終了前に不備等を発注者が整理できた場合は、その情報を受注者に提供し、受注者は、その情報を振込データ入力に反映する。

(ｲ) 発注者が提供する交付対象者リストに記載がない者からの申請及び、申請書提出期限後に提出された申請書等については、発注者が対応する。ただし、受注者による振込データ入力作業終了前に、振込口座情報(銀行コード等)を発注者が整理できた場合は、その情報を受注者に提供し、受注者は、その情報を振込データ入力に反映する。

(ｳ) 発注者は、(ｱ)及び(ｲ)の申請書不備対応等により確認できた情報について、令和４年12月28日までに受注者へ報告するものとし、受注者はその内容を作業用データリストに反映し、発注者に納品する。期日までに報告が間に合わなかった分については、発注者が個別対応する。

⑸ 交付決定通知書等の作成、印刷・封入封緘、発送・発送管理ア 交付決定通知書の作成⑷で受注者から納品された作業用データリストを発注者が確認後、受注者は交付対象者のデータ(管理番号・住所・氏名・交付金額・日付)を印字した交付決定通知書の作成を行う。なお、レイアウトは発注者がデータ提供するものとする。

イ 交付決定通知書及び封筒の印刷・封入封緘アで作成した交付決定通知書及び発送用封筒の印刷・封入封緘を行う。

(ｱ) 交付決定通知書及び封筒の印刷ａ 交付決定通知書Ａ４サイズ、約4,200部、表１色ｂ 発送用封筒(窓付き封筒)長形３号封筒、または角20封筒、約4,200部、表１色14封筒に窓あき部分を１か所設け、案内文書に印字する宛先情報(郵便番号、送付先住所、宛名、管理番号等)が、窓から確認できること。

なお、長形３号封筒を使用する場合は、別途、折込作業を行うこと。また、印刷内容(料金後納郵便、重要、転送不要等)については、別途協議を行う。

(ｲ) 交付決定通知書の封入封緘ａ 数量約4,200通ｂ 封入及び封緘物①に、②を封入封緘する。

① 発送用封筒(窓付き封筒)② 交付決定通知書ウ 交付決定通知書の発送・発送管理封緘した交付決定通知書を特別料金の適用を受けられるよう差出郵便局と協議を行い、発送件数等の管理をする。

(ｱ) 発送通数約4,200通(ｲ) 発送日令和５年２月中旬発送予定(ｳ) 発送日・通数等の管理案内文書等の発送日・通数等、発送に係る情報を正確に管理すること。

なお、発送日は作業用データリストで管理し、発送日ごとの通数は別データにて管理すること。

なお、交付決定通知書の発送日については発注者と協議し、決定すること。

※２月下旬振込予定のため、振込予定日までに申請者に届くように作業を実施すること。

⑹ 作業進捗管理４⑴～⑸の作業における進捗管理を行う。処理件数報告をメール等にて日次で行うこととし、必要なときに進捗確認がとれること。

⑺ 受注者は、業務内容を記録し、必要に応じて、発注者が提出を求めることができるものとする。

15Ⅱ コールセンター業務１ 業務の概要支援金の申請・交付に関する問合せや申請書の記入方法等に関する問合せ等に対応するコールセンターを設置し、運用する。

２ 設置運用期間令和４年10月下旬から令和４年12月上旬まで※案内文書等にコールセンターの電話番号を記載するため、案内文書等の印刷前までに、発注者に電話番号を報告すること。なお、詳細は契約後に別途調整。

３ 履行場所受注者が用意し、個人情報の管理ができる場所で、発注者が承認した施設を使用する。必要な環境整備(電話回線の開設等)については、受注者の負担で取り揃える。また、受注者が再委託する際にも同様とする。

４ 業務内容⑴ 基本事項ア 履行時間：平日9：00から17：00※履行時間外の入電に対しては、履行時間外である旨のアナウンスを流すこと。

イ 必要電話回線：３回線(電話番号は単一番号とする)※300コール／回線(月)想定。

※フリーダイヤル設定なし。

⑵ 支援金にかかる事項についての問合せ対応発注者が電話対応用のＱ＆Ａを用意し、それに基づき丁寧に対応すること。

なお、電話対応では回答ができない事案については、発注者が対応するものとする。受注者が再委託した場合は、再委託先から１日分の対応内容を受注者へ報告させ、受注者が取りまとめた上で、毎日発注者へ報告を行う。なお、報告は、電話対応翌営業日の正午までに行うこととする。また、再委託しない場合も、受注者から発注者へ毎日報告(報告時間は再委託の場合と同じ)を行うこと。

⑶ 問合せ対応の記録と報告ア Ⅰの５の⑴で受注者が作成した作業用データリストを基に、問合せ対応を16記録するためのデータベースを作成する。データベースの仕様等は別途協議すること。

イ 問合せ１件ごとに、問合せ内容、対応等を記録する。

※制度の簡単な問合せのみのときは、Ｑ＆Ａによる受け答え数等の報告により簡略化することができる。

ウ 発注者による緊急対応が必要となるものについては、受注者は電話等にて速やかに発注者に報告を行う。

エ 報告の方法及び頻度問合せ対応の報告については、電子データにて、発注者にメールで日次報告する。報告時のセキュリティ対策については別途協議を行う。

⑷ 受注者は、毎日の業務内容を記録し、必要に応じて、発注者が提出を求めることができるものとする。

17Ⅲ 確認事項１ 通話料金及び郵送料⑴ 通話料金等本業務で生じる通話料金等については、受注者が負担するものとする。なお、回線の確保にあたっては、必要となる性能を満たし、かつ安価な通信料金となるよう留意すること。

⑵ 郵送料本業務で生じる郵送料については、受注者が負担するものとする。また、郵送にあたっては可能な限り安価な郵送料となるよう留意すること。

２ 文字コード要件発注者が提供する交付予定対象者リストの文字コード規格及び提供フォントについては、以下のとおりとする。

⑴ 文字コード使用する文字コードは原則として、Shift JISコードとする。

⑵ 外字発注者が受注者へ外字フォントを提供する。

⑶ 受注者は、発注者が提供する交付予定対象者リストが文字化けせずに見られる端末を使用すること。

３ 受注者が用意するもの⑴ 本業務遂行に係る執務場所の用意。

⑵ 本業務に必要な機材一式(パソコン、プリンタ、データ移行用メモリ、電話等)。

なお、パソコンやプリンタ等、本業務に必要な電子機器は、業務遂行に必要な性能や数量を十分に満たすものを確保すること。

⑶ 本業務を遂行するにあたり必要な筆記用具等の文房具類。

⑷ 本業務で必要なその他事務機器及び消耗品等。

⑸ 本業務で必要な机・椅子等の備品。

⑹ その他、本業務に当然に必要となるもの。

４ 発注者が用意するもの発注者は、委託業務を遂行するため、交付予定対象者リスト、その他必要資料等を提供するものとする。

18５ 管理者・責任者の配置⑴ 受注者は、本委託業務の全てを統括管理する管理者を配置し、その指揮命令系統図を発注者に報告すること。管理者には、従事者(責任者を含む)に対して適正な指導をできる者を充てること。

⑵ 従事者は、管理者の指揮監督下において業務を行う。人数は必要な人員を受注者の責任において配置すること。また、業務を遂行するのに十分な能力を有すること。

⑶ 受注者は従事者の指揮監督を行うにあたり、あらかじめ作業従事者の中から責任者及び責任者を代行できる者を選任し、発注者に届け出ること。

⑷ 責任者は、各業務と類似した業務での実務経験または能力を有する者とすること。

⑸ 受注者は、あらかじめ業務に従事する者及びその責任者を明記した業務従事者名簿を提出すること。異動があった場合も同様とする。

６ 従事者の配置⑴ 受注者は、本業務を処理するため、次に該当する従事者を配置し、業務に従事させること。

ア 業務に必要な知識及び技術を有するとともに、制度の趣旨及び業務の公共性を十分理解し、円滑に業務を行える者。

イ 各業務を遂行するにあたり、十分な能力を有する者。

⑵ 受注者は、業務状況に速やかに対応するため、可能な範囲で配置人数の増員を図り、業務に支障が生じないように最大限努力すること。また、配置人数変更の必要がある場合は、発注者と協議の上、より適した配置人数に変更できるものとする。

⑶ 従事者の出勤時間や退庁時間の管理については受注者が管理し、業務に支障が生じないように対応すること。

７ 従事者の研修⑴ 受注者は、受託に係る業務を円滑に行うため、従事者に対して、次の事項に留意した事前研修を十分に行うこと。費用、スケジュール等、全て受注者の負担により行うこと。

ア 関係法令等業務に必要な知識を習得させることイ 必要に応じて端末を操作することができる技能を習得させることウ 業務の公共性を理解させることエ 事務処理手順を理解させること19オ 守秘義務を理解させること⑵ 発注者は、受注者による事前研修の実施状況、習得度合を検査できることとする。

⑶ 受注者は、履行開始後においても⑴の事項に留意した研修を行い、常に従事者の能力向上に努めなければならない。

⑷ 受注者は、従事者に対する研修は、各業務についての業務知識を有した実務経験者に行わせるよう努める。

８ 業務対応⑴ 従事者が、業務遂行にあたって、職務の重要性を自覚し、守秘義務等、発注者に準じた対応ができるようにすること。

⑵ 受注者が配置する従事者に制度等を周知し、電話対応にあたっては親切・丁寧に対応できるようにすること。

９ 受注者の責務業務遂行に支障がないよう体制を整えるとともに、違法となるような対応をしないこと。

10 個人情報の保護受注者は、業務を処理するための個人情報の取扱いについて、別記「川越市個人情報保護条例」、「川越市情報セキュリティポリシー」を遵守しなければならず、従事者への周知徹底を図ること。

11 業務マニュアル⑴ 受注者は、発注者と調整して業務マニュアルを作成すること。

⑵ コールセンター業務における問合せ応対・回答について、内容や範囲などを事前に発注者と調整して業務マニュアルにまとめること。

⑶ 業務上習得したノウハウ等について、作成した業務マニュアルに付加するなど、業務マニュアルの充実を図ること。

12 事務打合せの実施必要に応じて、事務打合せを行い、円滑な事務処理に努めること。

13 データ等の帰属権⑴ 業務に関する情報が記録された記録媒体の内容をなす一切の情報は、業務を処理するため発注者が提供した発注者の情報であって、受注者はその内容を犯す一20切の行為をしてはならない。

⑵ 業務に関するすべての情報の記録等、業務遂行の結果生じたすべての情報は発注者の所有に係るものとする。

⑶ 受注者は、この契約の履行による成果及び記録媒体等のすべてについて、第三者の著作権、特許権その他の権利を侵してはならない。

14 データ保護上の留意事項データ保護を図るため、「川越市情報セキュリティポリシー」に定める事項を厳守するとともに、以下のことに留意すること。

⑴ データ搬出入時は、必ず責任者が立ち会うこと。

⑵ チェック用紙を作成し、進捗状況の把握及び事故防止に努めること。

⑶ 作業室の入室者は、IDカード等によりチェックすること。

15 成果品の納品及び管理成果品は、納品日まで施錠可能な場所で厳重に保管すること。本業務の成果品は、以下のとおりとする。

① 作業用データリスト(郵送対応、返送状況、土地情報修正、振込データ情報等)1式② 申請書類(チューブファイル綴り) 1式作業用データリストの管理番号順に各申請書類1式をチューブファイルに綴り、成果品として取りまとめるものとする。

16 データの削除受注者が用意したサーバー等の中にあるこの業務に関連する全ての情報の記録等の削除については、委託契約期間終了時、発注者からの依頼に基づき、受注者の責任をもって行うこと。

なお、受注者は、成果品が契約内容に適合しない場合は、成果品の納入後１年間、受注者の負担において履行の追完をする責を負うため、データの削除については発注者と協議のうえ行うこと。

17 履行状況の確認発注者と受注者は、委託契約期間中、本仕様書の定めるところにより、委託業務の履行状況について、相互に確認すること。

18 事故の発生の報告受注者は、業務遂行にあたり事故が発生したときは、直ちに発注者に報告し、発21注者の指示に従うこと。また、受注者は速やかに発注者に報告書を提出するものとする。

19 業務の報告受注者は業務内容を記録しておくこと。必要に応じて、発注者が提出を求めることができるものとする。記録報告様式については、別途協議を行う。

20 その他⑴ 契約締結日以降速やかに業務を開始できるよう、各施設における環境及び体制を構築すること。

⑵ 業務中の事故等の防止に、より一層注意すること。

⑶ 本業務を行うために必要となる発注者所有の資料・情報等については、必要に応じて受注者に提供する。なお、資料・情報等については、発注者の承認を受けずに外に持ち出してはならない。

⑷ 運営状況等については定期的に連絡を行い、契約の履行状況等について報告を行うこと。

⑸ 業務を遂行するにあたり他の業者と連携をとる必要が生じた場合は、速やかに報告して発注者の承認を受けるとともに相互に協調を保ち、作業の便宜と進捗を図ること。また、業者間にて打合せを行った場合には、その内容を記録し、速やかに報告書を提出すること。

■申請書兼請求書の記載チェック表記入欄 チェック欄□ □確認事項 □署名欄 □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □ □※網掛けのチェック欄がすべてチェックされていない場合は、申請書類不備メモ欄に不備内容を入力すること。

管理番号 申請者名 受付日／ チェック内容日付の記載漏れはないか申請者氏名の横に押印があるかチェック項目すべてにチェックがついているか電話番号、氏名の署名があるか振込口座名義人が正しく記載されているか(①、②のいずれかが全てチェックされている場合、チェック)①申請者と振込口座名義人が一致している②申請者と振込口座名義人が一致していない申請者と振込口座名義人の農家世帯コードが一致しているか口座名義人への振込み可の経営主による署名があるか口座名義人の身分証明書の写しが添付されているか振込口座欄の記載漏れはないか振込口座情報の写しは添付されているか振込口座情報の写しが不鮮明でないか(読み取れるか)訂正がない、又は訂正がある場合は、訂正箇所に訂正印があるか申請書は黒ボールペン(消えるボールペン不可)で記載されているかその他、不備等はないか申請者欄その他振込口座欄別添